Das Wareneingangsbuch in Österreich
Brauche ich ein Wareneingangsbuch?
Ja, wenn Sie die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung machen und Waren verkaufen
Gewerbliche Unternehmer sind verpflichtet, für steuerliche Zwecke ein Wareneingangsbuch zu führen BAO § 127 Abs. 1
In der Einnahmen-Ausgaben-Rechnung sind gewerbliche Unternehmer verpflichtet, ein Wareneingangsbuch zu führen.
Unternehmen, die die doppelte Buchhaltung machen, müssen kein Wareneingangsbuch führen. Im Gegensatz müssen Unternehmer mit der Einnahmen-Ausgaben-Rechnung keine jährliche Inventur machen.
Unternehmer, wie Dienstleister, die gar keine Waren verkaufen, müssen auch kein Wareneingangsbuch führen.
Achtung! Das Wareneingangsbuch ist ein wichtiger Punkt für die Betriebsprüfung. Immerhin sollten ja meistens Waren, die eingekauft werden, auch wie verkauft werden und die Betriebseinnahmen sollten aufscheinen.
Was trage ich ins Wareneingangsbuch ein?
In das Wareneingangsbuch (§ 127) sind alle Waren (einschließlich der Rohstoffe, Halberzeugnisse, Hilfsstoffe und Zutaten) einzutragen, die der Unternehmer zur gewerblichen Weiterveräußerung, sei es in derselben Beschaffenheit, sei es nach vorheriger Bearbeitung oder Verarbeitung, auf eigene oder auf fremde Rechnung erwirbt. Waren, die nach der Art des Betriebes üblicherweise zur gewerblichen Weiterveräußerung erworben werden, sind auch dann einzutragen, wenn sie für betriebsfremde Zwecke verwendet werden. BAO § 128 Abs. 1
Tipp: Sie sollten auch Waren, die Sie für private Zwecke einkaufen, als privat deklariert aufzuzeichnen, um spätere Diskussionen zu vermeiden.
Wie muss ein Wareneingangsbuch aufgebaut sein?
Das Wareneingangsbuch muß für die im Abs. 1 bezeichneten Waren folgende Angaben
enthalten:
a) fortlaufende Nummer der Eintragung;
b) Tag des Wareneinganges oder der Rechnungsausstellung;
c) Name (Firma) und Anschrift des Lieferanten;
d) Bezeichnung, wobei eine branchenübliche Sammelbezeichnung genügt;
e) Preis;
f) Hinweis auf die dazugehörigen Belege. BAO § 128 Abs. 2
Was übrigens nicht ins Wareneingangsbuch gehört:
- Anlagegüter oder Rohstoffe für die Erstellung von Anlagevermögen
- Waren, die als Betriebsstoffe verwendet werden (z. B. Reinigungsmittel, Heizmaterial)
- Waren, die bei einer reinen Leistung verwendet werden (und nicht zusätzlich verkauft werden)
- Selbst hergestellte Gegenstände
Was muss ich beim Eintragen beachten?
Die Eintragungen sind in richtiger zeitlicher Reihenfolge vorzunehmen; die Beträge sind monatlich und jährlich zusammenzurechnen. Die Eintragungen sind zeitgerecht im Sinne des § 131 Abs. 1 Z 2 lit. a, bezogen auf den Zeitpunkt des Bekanntwerdens der eintragungspflichtigen Angaben, vorzunehmen. Gleichzeitig mit der Eintragung ist auf dem Beleg, wenn ein solcher erteilt worden ist, die fortlaufende Nummer, unter der die Ware im Wareneingangsbuch eingetragen ist, zu vermerken. BAO § 128 Abs. 2
Aufbau in der EA/KU-Tabelle
Wir ziehen hier als Beispiel das Wareneingangsbuch mit den Beispieldaten der EA-Tabelle heran:
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AUTOMATISCH
Steht für die laufende aufsteigende Nummer und wird von der Tabelle automatisch vergeben. Die Eintragungen sind in richtiger zeitlicher Reihenfolge einzugeben (siehe Monat und Tag)
Belegnummer
PfLICHTFELD
Vorweg wie immer: Keine Ausgabe ohne Beleg!
Sie müssen entweder die Belegnummer oder Laufende Nummer (#) am Beleg vermerken.
OPTION A: Belegnummern, die mit WE beginnen
Für Zeilen, deren Belegnummern mit WE (steht für WarenEingang) beginnen, werden die Betriebsausgaben und Vorsteuern oder Erwerbssteuern direkt hier im Blatt WEB automatisch (basierend auf Preis und Umsatzsteuer-Art) geltend gemacht (Spalten O bis S)
OPTION B: Belegnummer aus Ausgaben
Sie tragen eine bereits existierende Belegnummer aus dem Tabellenblatt A ein. Das heißt dann, dass die Betriebsausgaben und Steuern manuell im Blatt A geltend gemacht werden und die Eintragung nur wegen der Aufzeichnungspflicht gemacht wird. Ausnahme sind die Einfuhrumsatzsteuern (Spalte EINFUHR-UST €) – falls angegeben werden diese trotzdem geltend gemacht.
Das ist dann sinnvoll, wenn die Ware erst lange, z. B. erst im nächsten Jahr, nachdem Sie schon bezahlt haben, eintrifft (im Wareneingangsbuch zählt ja der Tag des Erhalts). Weiters, auch wenn in der Rechnung verschieden Steuersätze enthalten sind, die Sie nur mit mehreren Zeilen im Blatt A abbilden können. Unter ZEILENCHECK sehen Sie ob die Tabelle auch wirklich die Belegnummer im Blatt A gefunden hat.
MONAT & TAG
pflichtfeld
Monat und Tag des Wareneingangs. Alternative: Monat der Rechnungsstellung. Die gewählte Variante muss beibehalten werden.
Hier ist also eine Ausnahme zum sonst bei EA-Rechnung übliche Datum der Zahlung.
Name und Anschrift Lieferant
pflichtfeld
Eine Abkürzung ist möglich, wenn bestimmte Lieferanten regelmäßig wiederkehren. Falls unbekannt, vermerken.
Sammelbezeichnung der ware
pflichtfeld
Branchenübliche Sammelbezeichnungen (z.B. Waschmittel, Spirituosen, Kfz-Ersatzteile, Büromöbel, Bücher).
Keine Überbegriffe wie Ware oder Rohstoff.
Kommentar
Optional
Zahlart
Optional
Projekt
Optional
Ausgaben-Art
Optional
Egal, welche Ausgaben-Art Sie angeben, für die Einkommensteuererklärung wird immer die Kennzahl 9100 – Waren angenommen.
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Schleifpapier das ich verwende muss ich ins Wareneingangsbuch eintragen, das Papier auf dem die Rechnung gedruckt wird aber nicht?
Das entbehrt jeder Logik!
mfg
Das hängt davon ab, ob Sie einen Werkzeughandel oder ein Papiergeschäft haben und Schleifpapier bzw. Papier als Waren verkaufen.