Glossar der Einnahmen-Ausgaben-Rechnung

Ein guter Startpunkt, um mit dem Fachjargon der österreichischen Buchhaltung vertraut zu werden.

Zuletzt aktualisiert am 24.10.2022 und bewertet mit 5.0 (3 Bewertungen)

Belegnummer

Die Belegnummer ist eine chronologisch aufsteigende laufende Nummer, um Einnahmen oder Ausgaben Ihrer Buchhaltung mit den dazugehörigen Belegen (z. B. Rechnung, Lieferschein) und der Buchungszeile am Kontoauszug zu verknüpfen. Sie dürfen Belegnummer in sogenannte Belegkreise gruppieren. 

  • Die goldene Regel der Belege: Keine Buchung ohne Beleg! Sie müssen jede Zeile in Ihrer Buchhaltung dem Finanzamt „erklären“ können.
  • Sortieren Sie Ihre Belege chronologisch aufsteigend. Das ist üblicherweise so, wie die Buchungszeilen am Kontoauszug aufscheinen oder als Zahlung eingegangen sind.
  • Überspringen Sie keine Nummer.
  • Damit Sie den Beleg später wieder schnell finden, sollten Sie die Belegnummer auch am Beleg selbst vermerken. Auf einem Papierbeleg notieren bzw. bei einem PDF-Beleg z. B. im Dateinamen.

Wenn also das Finanzamt sagt:
Wo ist der Beleg für die Belegnummer XY?
Dann sollten Sie genau wissen, in welchem Ordner (physisch oder digital) der Beleg zu finden ist.

Übrigens: Die Belegnummer ist nicht mit der Rechnungsnummer zu verwechseln, denn oft werden Rechnungen nicht in der Reihenfolge, in der sie ausgestellt wurden, bezahlt.

Belegkreise

Sie können ein Präfix vor die Belegnummer schreiben, um Belege zu gruppieren und so einen Belegkreis zu bilden. Z. B. Alle Ausgaben-Belegen beginnen mit „A“: A1, A2, A3, …

Beispiel: A-01-1
A = Alle Belege aus dem Ausgaben-Journal
01 = Monat Jänner
1, 2, 3, usw. = Lfd. Nummer

Falls Sie z. B. Ausgaben mit verschiedenen Zahlungsmethoden bezahlen, können Sie z.B. für jede Zahlart einen eigenen Belegkreis erstellen.

Beispiel: A-01-PP-1
01 = Monat Jänner
PP = Alles das am PayPal Kontoauszug zu finden ist
1, 2, 3, usw. = Lfd. Nummer

Eigenverbrauch

Ein Begriff aus dem Umsatzsteuerrecht, das die Entnahme oder Nutzung von Gegenständen des Betriebs für unternehmensfremde (private) Zwecke beschreibt. 

Der Eigenverbrauch ist umsatzsteuerpflichtig und verhindert damit, dass Sie betriebliche Gegenstände für private Zwecke verwenden, ohne  dafür Umsatzsteuer bezahlt zu haben. Damit wir eine Gleichberechtigung zu Privatpersonen geschaffen, denen keine Vorsteuerabzug möglich ist.  

Beispiel: Eine selbstständige Programmiererin kauft sich einen 1000 € Laptop für Ihre tägliche 8-stündige Arbeit. Da sie eine vorsteuerabzugsberechtigte Unternehmerin ist, hat sie für den Laptop effektiv nur 833 € bezahlt. Nach der Arbeit verwendet sie den Laptop noch weitere 2 Stunden für persönliche Zwecke – der Laptop wird also zu 20 % privat genützt. Bei der nächsten Umsatzsteuervoranmeldung holt sich die Unternehmerin zwar die volle Vorsteuer für ihren Laptop zurück, bezahlt aber 33,40 € Umsatzsteuer für Ihren privaten Eigenverbrauch.

Zufluss- und Abflussprinzip

Ein Grundprinzip der EA-Rechnung, das die zeitliche Steuerwirksamkeit einer betrieblichen Einnahme oder Ausgabe mit dem Zahlungszeitpunkt festgelegt. Sobald also die z.B. eine Überweisung Ihres Kunden auf Ihrem Bankkonto eingeht, findet ein „Zufluss“ und damit eine betriebliche Einnahme statt – für Ausgaben gilt dasselbe als “Abfluss”. 

Der Zeitpunkt der Leistungserbringung oder Rechnungslegung ist daher nicht von Bedeutung.

Es gibt einige Ausnahmen, die das Zufluss-Abfluss-Prinzip brechen, wie beispielsweise Abschreibungen von Anlagengütern.

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