Fahrtenbuch und Kilometergeld für Selbständige (Österreich)

Wie kann ich als österreichischer Unternehmer das Kilometergeld geltend machen? Welche Rolle spielt dabei das Fahrtenbuch? Was ist ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch?

Zuletzt aktualisiert am 26.02.2024 und bewertet mit 4.2 (6 Bewertungen)

Abschreibung oder Kilometergeld?

Betriebsauto oder Privatauto?

Zunächst ist zu unterscheiden, ob das Fahrzeug zu Ihrem Betriebsvermögen oder zu Ihrem Privatvermögen gehört. Die Option des amtlichen Kilometergelds gilt für Privatautos. 

A.) Betriebsauto

> 50 % für die Firma gefahrene Kilometer

  • Die Kosten für das Fahrzeug werden als Abschreibungen (über 8 Jahre) geltend machen. Für PKW und Kombis gibt es eine „Angemessenheitsgrenze“ von 40.000 € brutto, darüber hinausgehende Kosten für die Anschaffung des Fahrzeugs können nicht geltend gemacht werden.
  • Laufende Kosten: Tanken, Reinigen, Reparaturen etc. werden als Betriebsausgaben geltend gemacht.
  • Die private Nutzung ist durch ein Fahrtenbuch nachzuweisen und muss abgezogen werden.
  • Kilometergeld ist keine Option!

B.) Privatauto

> 50 % privat gefahrene Kilometer

Fahrtenbuch

Mit dem Fahrtenbuch wird nachgewiesen, wie viele Kilometer man tatsächlich privat oder für die Firma gefahren ist. Ist kein Fahrtenbuch vorhanden, können auch andere Unterlagen als Nachweis dienen. Sind auch diese nicht vorhanden oder unzureichend, wird der Privatanteil geschätzt.

Was muss ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch enthalten?

Die betriebliche Nutzung des Fahrzeuges durch den Betriebsinhaber ist grundsätzlich mittels Fahrtenbuch nachzuweisen (VwGH 21.2.1996, 93/14/0167). Aus dem laufend geführten Fahrtenbuch müssen der Tag (Datum) der betrieblichen Fahrt, Ort, Zeit und Kilometerstand jeweils am Beginn und am Ende der betrieblichen Fahrt, Zweck jeder einzelnen betrieblichen Fahrt und die Anzahl der gefahrenen Kilometer, aufgegliedert in betrieblich und privat gefahrene Kilometer, ersichtlich sein (vgl. VwGH 23.5.1990, 86/13/0181, VwGH 16.9.1979,
0373/70).

EStR 2000 Rz 1615

  • Datum
  • Ort
  • Zeit
  • Kilometerstand Beginn und Ende
  • Zweck der Fahrt
  • Anzahl der gefahrenen Kilometer aufgegliedert in betrieblich und privat

4 Lösungen für das Fahrtenbuch

Reisekostenabrechnung oder andere Belege statt Fahrtenbuch

1. Kein Fahrtenbuch

Keine Fahrten zum Büro oder Betrieb?
Seltene Dienstreisen?
Ein Fahrtenbuch ist nicht unbedingt erforderlich. Die Reisekostenabrechnung oder andere Belege sind ausreichend, um Kilometergeld geltend machen zu können.

Papierfahrtenbuch für Auto

2. Papierfahrtenbuch

Fahrtenbuch als fertiges Buch z. B. das AVERY Zweckform auf Amazon (*), das im Auto verstaut wird. Sie tragen die Fahrten per Hand ein.

Fahrtenbuch-App am Handy

3. Smartphone App

Zum Beispiel die App „Fahrtenbuch“ (von Stefan Meyer) (iOS oder Android-App)

 

Automatisches digitales Fahrtenbuch das mit dem Auto verbunden ist

4. Automatisches digitales Fahrtenbuch

Für Vielfahrer. Ein Messgerät wird im Auto an der OBD-Schnittstelle angesteckt und zeichnet alle Fahrten auf.
Moderne Fahrzeuge können direkt mit der Software kommunizieren.

Zum Beispiel: Vimcar (*) oder Autologg 

(*) Affiliate-Link. Sollten Sie sich für das Produkt entscheiden erhalten wir eine Provision.

Ein Fahrtenbuch in Excel ist „nicht ordnungsgemäß“, was bedeutet das?

Ein Fahrtenbuch in Excel ist gemäß UFS Innsbruck vom 22.06.2007, RV/0676-1 /06 zweifellos nicht ordnungsgemäß

BVwG 15.09.2017

Excel nicht als Fahrtenbuch verwenden
Falls keine weiteren Belge oder klaren Erklärungen vorliegen, könnte ein reines Excel-Fahrtenbuch in Frage gestellt werden.

Dadurch könnte es zu einer Schätzung der betrieblichen Kilometer kommen.

Welche Belege (ohne Fahrtenbuch) können betriebliche Fahrten beweisen?

Auch ohne Fahrtenbuch lassen sich Dienstreisen rechtmäßig belegen und Kilometergeld geltend machen.

Der für die Behandlung von Kilometergeldern als Reisewegvergütungen im Sinne des § 26 Z. 7 lit. a EStG erforderliche Nachweis des Vorliegens einer Dienstreise und der Anzahl der dabei zurückgelegten Kilometer kann nämlich nicht nur durch ordnungsgemäße Führung und Vorlage eines Fahrtenbuches, sondern auch durch andere Aufzeichnungen erbracht werden. Insbesondere eignen sich dazu auch Reisekostenabrechnungen, die die erforderlichen Angaben enthalten.
VwGH 23.5.1990, 86/13/0181

Der Verwaltungsgerichtshof hat wiederholt ausgesprochen, dass der Nachweis über jede einzelne Dienstreise dem Grunde nach durch entsprechende Belege, Zeugenaussagen etc. erbracht werden kann (VwGH vom 30.01.2003, Zl. 99/15/0215 mwH). Die an eine Nachweisführung gestellten Anforderungen bestehen im Wesentlichen darin, dass diese die Kontrolle sowohl des dienstlichen Zwecks der einzelnen Fahrt als auch der tatsächlich zurückgelegten Fahrtstrecken erlauben.

BVwG 14.11.2016 G305 2003319-1

  • Kalendereinträge
  • Zeugenaussagen
  • E-Mails
  • Tankbelege
  • Parkbelege
  • Alles, was den betrieblichen Zweck und Rückschlüsse auf die gefahrenen Kilometer gibt, beweist die Rechtmäßigkeit der Erstattung von Fahrtkosten.

Was, wenn das Fahrtenbuch unzureichend ist, keine anderen Belege vorhanden sind und eine Schätzung notwendig ist?

Wenn sie den geschätzten Anteil um ein weniges höher angesetzt hat als jenen Teil, der sich aus den mangelhaften Unterlagen des Beschwerdeführers zu ergeben schien, so liegt dies in der Natur jeder Schätzung, deren Zweck es ist, auch unbekannt gebliebene Größen entsprechend dem Grundsatz gleicher Behandlung aller Abgabepflichtigen (§ 114 BAO) mit einzubeziehen. Die Gefahr einer gewissen, „Überschätzung“ muß dabei der Abgabepflichtige, der den auf die Privatnutzung entfallenden Anteil am Personenkraftwagenaufwand nicht hinreichend nachweisen konnte, in Kauf nehmen.

VwGH 16.9.1979, 0373/70

Kilometergeld

Das Kilometergeld ist eine Pauschalabgeltung für alle Kosten, die durch die Verwendung Ihres privaten Fahrzeugs für betriebliche Zwecke anfallen.

Welche Kosten darf ich bei Verwendung des Kilometergeldes nicht zusätzlich geltend machen?

Im Kilometergeld bereits enthalten sind:

  • Absetzung für Abnutzung,
  • Treibstoff, Öl,
  • Service- und Reparaturkosten auf Grund des laufenden Betriebes (zB Motor- oder Kupplungsschaden, vgl. VwGH 30.5.1989, 88/14/0119, betr. „Kolbenreiber“),
  • Zusatzausrüstungen (Winterreifen, Autoradio, Navigationsgerät usw.),
  • Steuern, (Park-)Gebühren, Mauten, Autobahnvignette (vgl. VwGH 11.8.1994, 94/12/0115),
  • Versicherungen aller Art (einschließlich Vollkasko-, Insassenunfall- und Rechtsschutzversicherung),
  • Mitgliedsbeiträge bei Autofahrerklubs (zB ÖAMTC, ARBÖ),
  • Finanzierungskosten

Im Kilometergeld sind also alle Kosten, mit einer Ausnahme abgegolten:

Lediglich Schäden auf Grund höherer Gewalt (zB Unfallkosten) können allenfalls zusätzlich geltend gemacht werden

EStR 2000 Rz 1613

Wenn Sie Kilometergeld geltend machen, dürfen Sie keine weiteren Ausgaben wie ein Navigationsgeräte oder Parkgebühren als Betriebsausgaben geltend machen. Einzige Außname sind Unfallkosten, die bei betrieblichen Fahrten entstanden sind und wenn diese nicht von der Versicherung bezahlt werden.

Warum ist Kilometergeld nur bis max. 30.000 KM möglich?

Benützt der Arbeitnehmer sein eigenes Fahrzeug, sind aber bei beruflichen Fahrten von nicht mehr als 30.000 Kilometer im Kalenderjahr die amtlichen Kilometergelder im Schätzungsweg als tatsächliche Kosten anzusetzen. Bei höheren Kilometerleistungen entwickeln sich nämlich die tatsächlichen Kosten für Fahrten mit dem eigenen KFZ im Hinblick auf den hohen Fixkostenanteil degressiv. Würde man daher auch in solchen Fällen die Werbungskosten für Fahrten mit dem eigenen PKW mit dem amtlichen Kilometergeld bemessen, ergäbe sich ein lineares Ansteigen, das immer mehr von den tatsächlichen Aufwendungen abweicht, sodass das Kilometergeld als Schätzungsgröße nicht mehr anwendbar ist

LStR 2002 Rz 371

Die Kilometerpauschale versucht, alle Kosten in einem Betrag abzudecken. Ab einer Fahrleistung von 30.000 km sinken die Kosten für ein Fahrzeug jedoch degressiv und die Kilometerpauschale würde einen Steuervorteil bringen.

Was, wenn ich mit meinem Privatfahrzeug mehr als 30.000 km betrieblich fahre?

Bei betrieblichen Fahrten von mehr als 30.000 km im Kalenderjahr stehen – sofern nicht ohnedies die betriebliche Nutzung überwiegt und das Fahrzeug dem Betriebsvermögen zuzurechnen ist – als Betriebsausgaben
entweder das amtliche Kilometergeld für 30.000 km oder die tatsächlich nachgewiesenen Kosten für die gesamten betrieblichen Fahrten zu.

EStR 2000 Rz 1613

Sie können also wählen, ob Sie das Kilometergeld von maximal 30.000 KM oder die tatsächlichen Kosten geltend machen wollen.
Wenn Sie also Vielfahrer sind, sollten Sie auf jeden Fall die Belege für Tanken, Reinigung, Reparatur, Werkstatt usw. aufbewahren, damit Sie im Falle eines Falles die tatsächlichen Kosten abrechnen können.

EA-Tabelle und KU-Tabelle

Kilometergeld in der EA-Tabelle oder KU-Tabelle geltend machen

Da die Aufzeichnung der gefahrenen Kilometer allein durch unsere Tabelle (ohne weitere Belege) nicht ausreichend ist, empfehlen wir eine der 4 oben beschriebenen Lösungen zur Aufzeichnung der betrieblichen Kilometer.

Fügen Sie dann einfach die Summe der gefahrenen betrieblichen Kilometer aus Ihrem Fahrtenbuch in die Tabelle im Blatt KMG ein. Die Tabelle berechnet die daraus resultierenden Betriebsausgaben je nach Fahrzeugtyp und Anzahl der Mitfahrer.

Die Betriebsausgabe wird in der Einkommensteuererklärung E1A und der Kennzahl 9160 steuerlich geltend gemacht.

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