Fahrtenbuch aus Unternehmersicht in Österreich
Auto im Betriebs- oder Privatvermögen?
Zuerst ist zu unterscheiden, ob das Fahrzeug zu Ihren Anlagegütern oder zu Ihrem Privatvermögen gehört
Betriebsauto
> 50 % für die Firma gefahrene Kilometer
- Kosten für das Fahrzeug selbst durch Abschreibungen (8 Jahre) geltend machen. Bei PKW und Kombi gibt es eine „Angemessenheitsgrenze“ von 40.000 € brutto. Ausgaben für die Anschaffung des Autos, die diesen Betrag übersteigen, dürfen nicht geltend gemacht werden.
- Laufende Kosten: Treibstoff, Reinigung, etc. als Betriebsausgaben geltend machen
- Die Privatnutzung ist durch das Fahrtenbuch belegbar und diese müssen Sie abziehen.
- Kilometergeld ist keine Option!
Privatauto
> 50 % privat gefahrene Kilometer
- Option A: tatsächliche Ausgaben für die betriebliche Nutzung geltend machen.
- Option B: amtliches Kilometergeld als Betriebsausgaben geltend machen
Fahrtenbuch
Mit dem Fahrtenbuch beweist man, wie viele Kilometer man tatsächlich privat oder für die Firma fährt. Wenn kein Fahrtenbuch vorhanden ist, können auch andere Unterlagen das belegen. Falls das auch nicht vorhanden oder unzureichend ist, wird der Privatanteil geschätzt.
Was muss ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch enthalten?
Die betriebliche Nutzung des Fahrzeuges durch den Betriebsinhaber ist grundsätzlich mittels Fahrtenbuch nachzuweisen (VwGH 21.2.1996, 93/14/0167). Aus dem laufend geführten Fahrtenbuch müssen der Tag (Datum) der betrieblichen Fahrt, Ort, Zeit und Kilometerstand jeweils am Beginn und am Ende der betrieblichen Fahrt, Zweck jeder einzelnen betrieblichen Fahrt und die Anzahl der gefahrenen Kilometer, aufgegliedert in betrieblich und privat gefahrene Kilometer, ersichtlich sein (vgl. VwGH 23.5.1990, 86/13/0181, VwGH 16.9.1979,
0373/70).EStR 2000 Rz 1615
- Datum
- Ort
- Zeit
- Kilometerstand Beginn und Ende
- Zweck der Fahrt
- Anzahl der gefahrenen Kilometer aufgegliedert in betrieblich und privat
Ein Fahrtenbuch in Excel ist „nicht ordnungsgemäß“, was bedeutet das?
Ein Fahrtenbuch in Excel ist gemäß UFS Innsbruck vom 22.06.2007, RV/0676-1 /06 zweifellos nicht ordnungsgemäß
BVwG 15.09.2017
Das bedeutet, wenn es keine anderen Unterlagen oder klare Erklärungen gibt, das Fahrtenbuch angezweifelt werden und zu einer Schätzung der betrieblichen Kilometer führen kann.
Welche Belege können betriebliche Fahrten beweisen?
Auch ohne Fahrtenbuch lassen sich Dienstreisen rechtmäßig belegen und Kilometergeld geltend machen.
Der für die Behandlung von Kilometergeldern als Reisewegvergütungen im Sinne des § 26 Z. 7 lit. a EStG erforderliche Nachweis des Vorliegens einer Dienstreise und der Anzahl der dabei zurückgelegten Kilometer kann nämlich nicht nur durch ordnungsgemäße Führung und Vorlage eines Fahrtenbuches, sondern auch durch andere Aufzeichnungen erbracht werden. Insbesondere eignen sich dazu auch Reisekostenabrechnungen, die die erforderlichen Angaben enthalten.
VwGH 23.5.1990, 86/13/0181
Der Verwaltungsgerichtshof hat wiederholt ausgesprochen, dass der Nachweis über jede einzelne Dienstreise dem Grunde nach durch entsprechende Belege, Zeugenaussagen etc. erbracht werden kann (VwGH vom 30.01.2003, Zl. 99/15/0215 mwH). Die an eine Nachweisführung gestellten Anforderungen bestehen im Wesentlichen darin, dass diese die Kontrolle sowohl des dienstlichen Zwecks der einzelnen Fahrt als auch der tatsächlich zurückgelegten Fahrtstrecken erlauben.
BVwG 14.11.2016 G305 2003319-1
Kalendereinträge, Zeugenaussagen, E-Mails, Tankbelege, Parkbelege etc. alles, was den betrieblichen Zweck und Rückschlüsse auf die gefahrenen Kilometer gibt, beweisen die Rechtmäßigkeit Fahrtengeld zu erhalten.
Was, wenn das Fahrtenbuch unzureichend ist, keine anderen Belege da sind und eine Schätzung notwendig ist?
Wenn sie den geschätzten Anteil um ein weniges höher angesetzt hat als jenen Teil, der sich aus den mangelhaften Unterlagen des Beschwerdeführers zu ergeben schien, so liegt dies in der Natur jeder Schätzung, deren Zweck es ist, auch unbekannt gebliebene Größen entsprechend dem Grundsatz gleicher Behandlung aller Abgabepflichtigen (§ 114 BAO) mit einzubeziehen. Die Gefahr einer gewissen, „Überschätzung“ muß dabei der Abgabepflichtige, der den auf die Privatnutzung entfallenden Anteil am Personenkraftwagenaufwand nicht hinreichend nachweisen konnte, in Kauf nehmen.
VwGH 16.9.1979, 0373/70
Kilometergeld
Das Kilometergeld ist eine Pauschalabgeltung für alle Kosten, die durch die Verwendung Ihres privaten Fahrzeugs für betriebliche Zwecke anfallen.
Welche Kosten darf ich bei Verwendung des Kilometergeldes nicht zusätzlich geltend machen?
Im Kilometergeld bereits enthalten sind:
- Absetzung für Abnutzung,
- Treibstoff, Öl,
- Service- und Reparaturkosten auf Grund des laufenden Betriebes (zB Motor- oder Kupplungsschaden, vgl. VwGH 30.5.1989, 88/14/0119, betr. „Kolbenreiber“),
- Zusatzausrüstungen (Winterreifen, Autoradio, Navigationsgerät usw.),
- Steuern, (Park-)Gebühren, Mauten, Autobahnvignette (vgl. VwGH 11.8.1994, 94/12/0115),
- Versicherungen aller Art (einschließlich Vollkasko-, Insassenunfall- und Rechtsschutzversicherung),
- Mitgliedsbeiträge bei Autofahrerklubs (zB ÖAMTC, ARBÖ),
- Finanzierungskosten
Im Kilometergeld sind also alle Kosten, mit einer Ausnahme abgegolten:
Lediglich Schäden auf Grund höherer Gewalt (zB Unfallkosten) können allenfalls zusätzlich geltend gemacht werden
EStR 2000 Rz 1613
Wenn Sie Kilometergeld geltend machen, dürfen Sie keine weiteren Ausgaben wie ein Navigationsgeräte oder Parkgebühren als Betriebsausgaben geltend machen. Einzige Außname sind Unfallkosten, die bei betrieblichen Fahrten entstanden sind und wenn diese nicht von der Versicherung bezahlt werden.
Warum ist Kilometergeld nur bis max. 30.000 KM möglich?
Benützt der Arbeitnehmer sein eigenes Fahrzeug, sind aber bei beruflichen Fahrten von nicht mehr als 30.000 Kilometer im Kalenderjahr die amtlichen Kilometergelder im Schätzungsweg als tatsächliche Kosten anzusetzen. Bei höheren Kilometerleistungen entwickeln sich nämlich die tatsächlichen Kosten für Fahrten mit dem eigenen KFZ im Hinblick auf den hohen Fixkostenanteil degressiv. Würde man daher auch in solchen Fällen die Werbungskosten für Fahrten mit dem eigenen PKW mit dem amtlichen Kilometergeld bemessen, ergäbe sich ein lineares Ansteigen, das immer mehr von den tatsächlichen Aufwendungen abweicht, sodass das Kilometergeld als Schätzungsgröße nicht mehr anwendbar ist
LStR 2002 Rz 371
Das Kilometergeld versucht alle Kosten in einem Betrag zu erfassen. Bei über 30.000 km werden aber die Kosten für ein Fahrzeug degressiv weniger und durch Kilometergeld hätte man einen steuerlichen Vorteil.
Was, wenn ich mit meinem Privatfahrzeug mehr als 30.000 km betrieblich fahre?
Bei betrieblichen Fahrten von mehr als 30.000 km im Kalenderjahr stehen – sofern nicht ohnedies die betriebliche Nutzung überwiegt und das Fahrzeug dem Betriebsvermögen zuzurechnen ist – als Betriebsausgaben
entweder das amtliche Kilometergeld für 30.000 km oder die tatsächlich nachgewiesenen Kosten für die gesamten betrieblichen Fahrten zu.EStR 2000 Rz 1613
Sie können also wählen, ob Sie die max. 30.000 KM Kilometergeld oder lieber die tatsächlichen Kosten geltend machen wollen.
Wenn Sie Vielfahrer sind, sollten Sie also auf jeden Fall die Belege für Tanken, Reinigung, Reparatur, Garage etc aufbewahren, damit Sie im Fall die tatsächlichen Kosten berechnen können.
Fahrtenbuch in der EA/KU-Tabelle
Die Tabelle selbst enthält kein Fahrtenbuch (mehr), da ein Fahrtenbuch in Excel aufgrund der Veränderbarkeit angezweifelt werden kann. Falls ein Fahrtenbuch notwendig ist, finden Sie hier Vorschläge, angepasst an die Anzahl der betrieblichen Fahrten.
Verwenden Sie deshalb bitte eine folgenden vier Optionen und übertragen Sie die Kilometerbeträge in das Blatt KMG der EA/KU-Tabelle, um damit das Kilometergeld zu berechnen und in der Einkommensteuererklärung zu berücksichtigen.
Kein Fahrtenbuch
Keine Fahrten zum Büro oder Betrieb?
Seltene Dienstreisen?
Ein Fahrtenbuch ist nicht unbedingt erforderlich. Die Reisekostenabrechnung oder andere Belege sind ausreichend, um Kilometergeld geltend machen zu können.
Papierfahrtenbuch
Fahrtenbuch als fertiges Buch (z. B. auf Amazon (*)), das im Auto verstaut wird.
Handy-App
Fahrtenbuch (by Stefan Meyer) (iOS oder Android-App)
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