Start mit der EA-Tabelle: Einstellungen

Im 1. Schritte passen wir im Blatt Einstellungen die EA-Tabelle an die Bedürfnisse unserer Einnahmen-Ausgaben-Rechnung an. 

Inhaltlich aktualisiert am: 11.03.2022 | 80% bewerten diesen Beitrag als nützlich

1.Grunddaten ausfüllen

Buchhaltungsjahr

Für welches Buchhaltungsjahr soll die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung gemacht werden? Die Tabelle ist kompatibel mit den Jahren, die Sie auswählen können. Sie können die Tabelle auch verwenden, wenn im Laufe des Jahres mit Ihrer Selbstständigkeit begonnen haben. 

Firmenname, Adresse, PLZ und Ort UID-Nummer

Optional. Wird nur in der Monatsübersicht (Blatt Monat) angezeigt.

KFZ Marke und Typ, KFZ Kennzeichen

Nur bei Verwendung des Fahrtenbuches (Blatt FB) verpflichtend. Wird zudem in der Monatsübersicht (Blatt Monat) angezeigt.

Kilometergeld

Nur notwendig, wenn Sie das Fahrtenbuch (Blatt FB) verwenden. Das ist der Betrag, der pro betrieblich gefahrenen Kilometer als Betriebsausgabe geltend gemacht wird.

Sozialversicherung

Diese Angabe beeinflusst die Vorberechnung der Sozialversicherungsbeträge im Blatt EST. GSVG steht für Gewerbliche Sozialversicherung und FSVG steht für Freiberufliche Sozialversicherung. Die meisten Unternehmer gehören in die Gruppe “Gewerbetreibende (GSVG)”. Ein leeres Feld wird es als auch “Gewerbetreibende (GSVG)” verstanden.

Branchenkennzahl

Optional. Falls angegeben, wird die angegebene Branchenkennzahl (BKZ) im Blatt EST angezeigt. Diese dreistellige Zahl liegt zwischen 011 und 990 und bestimmt grob in welche Kategorie Ihre Tätigkeiten fallen. Die Zahl muss in der Einkommensteuererklärung E1A angegeben werden.

Das Finanzamt verwendet diese Angabe für statistische Zwecke um z. B. zu sehen, ob Ihre Angaben zum Durchschnitt Ihrer Branche passen um evtl. Ungereimtheiten zu entdecken.

Wie finde ich die richtige Branchenkennzahl für mein Unternehmen? Im BMF-Formular E2 auf den letzten vier Seiten: Formular E2 herunterladen

2. Welche Zahlungsmittel verwenden Sie?

Zahlarten sind die Zahlungsmittel durch die Sie Einnahmen erhalten und/oder Ausgaben bezahlen.

Meine Zahlarten

Mit welchen Zahlungsmitteln werden Sie betriebliche Einnahmen erhalten und betriebliche Ausgaben bezahlen? Definieren Sie bis zu 10 Zahlungsmittel (z. B. Bankkonten, PayPal, Kreditkarten, Stripe, Bareinnahmen, usw.) mit denen Sie Einnahmen erhalten oder Ausgaben bezahlen. Legen Sie also am besten für jede Art Kontoauszug, den Sie für Ihre Einnahmen-Ausgaben-Rechnung abarbeiten, eine eigene Zahlart fest.

Damit können Sie einerseits genau nachverfolgen, auf welchem Kontoauszug eine Einnahme oder Ausgabe gefunden werden kann und andererseits durch eine Art Fehlerüberprüfung (im Blatt ZA) sicherstellen, dass der Saldo in der Tabelle mit dem Saldo auf dem Kontoauszug übereinstimmt.

Tipp:

  • Nutzen Sie ein getrenntes Geschäftskonto. Es bringt mehr Vorteile als Nachteile und ist wichtig für die gesetzeskonforme Buchhaltung mit Excel. 

Startsaldo

Wird nur im Blatt ZA unter Saldo verwendet. So stimmt zu Jahresbeginn der Saldo einer Zahlart in der EA-Tabelle mit dem auf dem Kontoauszug überein.

3. Wie lassen sich Ihre Tätigkeiten gruppieren? (optional)

Projekte sind eine optionale, aber praktische Funktion, um Ausgaben und Einnahmen zu gruppieren und auszuwerten. Damit sehen Sie mit welchen Projekten, Kunden oder Tätigkeiten Sie die meisten Gewinne machen.

Meine Projekte

Die bis zu 20 selbst definierbaren Projekte helfen Ihnen Einnahmen und Ausgaben, die zusammengehören, zu gruppieren und im Blatt Projekte zu analysieren.

In der Tabelle kann jede betriebliche Einnahme oder Ausgabe einem Projekt zugeordnet werden.

Tipp:

  • Überlegen Sie sich, in welche Bereiche, größere Projekte, Stammkunden oder Tätigkeiten Sie Ihr Unternehmen unterteilen könnten.
  • Als Beispiel die Projekte für einen Fotografen: Hochzeiten, Passfotos, Bildbearbeitung, …
  • Oder ein Webdesigner: PHP-Entwicklung, Beratung, Hosting, …

4. Welche Arten von Ausgaben haben Sie?

Die Ausgaben-Arten (Ausgabenkonten) gruppieren Ausgaben, die mehr als einmal im Buchhaltungsjahr vorkommen, um a.) zu bestimmen, ob eine Ausgabe betrieblich, privat oder gemischt ist, b.) die Ausgaben-Werte für die Einkommensteuererklärung (Blatt EST) zu ermitteln und c.) für Ihre interne Auswertung im Blatt BA-Art welche Betriebsausgaben Ihrem Unternehmen besonders viel Geld kosten.

Meine Ausgaben-Arten

Definieren Sie bis zu 150 verschiedene Arten (kann auch als Konten verstanden werden) in denen sich Ihre Ausgaben gruppieren. Sie können die Vorlage aus den Beispieldaten übernehmen oder diese auch löschen und Ihre eigenen Gruppierungen verwenden.

Tipps:

  • Seien nicht sparsam – alle Ausgaben, die öfter als einmal vorkommen, bekommen eine eigene Ausgaben-Art
  • Achten Sie darauf, keine Ausgabe-Art doppelt anzulegen
  • Vermeiden Sie im Laufe des Jahres den Namen eine Ausgaben-Art umzubenennen. Besser Sie fügen eine neue Ausgaben-Art am Ende hinzu.

E1A-KENNZAHL ZUORDNUNG

Diese Spalte ist notwendig, wenn Sie mithilfe der Tabelle Ihre Einkommensteuererklärung E1A (Blatt EST) auf Finanzonline ausfüllen möchten.

Das Finanzamt schreibt bei dieser Erklärung eine sehr grobe Aufteilung (Kennzahl) der Betriebsausgaben vor: z. B. Waren, Eigenpersonal, Anlagegüter, usw. Die für Ihr Unternehmen nützliche Aufteilung der Ausgaben hingegen ist wahrscheinlich viel feiner. Durch diese Spalte können Sie also Ihre feine Aufteilung der Ausgaben-Arten mit der groben Aufteilung vom FA harmonisieren.

Beispiel:

Ein Gastwirt verwendet folgende vier Ausgaben-Arten: 1. Rindfleisch, 2. Huhn, 3. Kartoffel, 4. Bier
Die Summe all dieser Ausgaben-Arten gehören aber für das FA nur als Waren zusammengerechnet. Um das zu erreichen, werden die vier Ausgaben-Arten 9100 – Waren zugeordnet.

Tipps:

  • Wenn Sie die Zuordnung leer lassen, wird die jeweilige Ausgaben-Art automatisch als 9230 – Übrige Betriebsausgaben verstanden.
    Ausgaben im Anlagenverzeichnis mit dieser Ausgaben-Art automatisch als 9130 – Anlagegüter
  • Im Wareneingangsbuch (Blatt WEB) werden immer alle Ausgaben als 9100 – Waren verstanden.

BETR. ANTEIL %

Der betriebliche Anteil ist ein Prozentsatz (manchmal mit Nachkommastellen) und einer Ausgaben-Art zugeordnet. Dieser Prozentsatz bestimmt, wie viel vom Ausgaben-Betrag tatsächlich für den Betrieb (Ihr Unternehmen) verwendet wird. Somit das Gegenteil vom Privatanteil.

  • 100 % oder Zelle leer lassen = reine Betriebsausgaben. Ausgaben dieser Art dienen nur Ihrer unternehmerischen Tätigkeit.
  • 0 % = Ausgaben dieser Art sind “private” Ausgaben. Diese werden in der Tabelle nur im Blatt ZA für die Saldenüberprüfung verwendet.
    Übrigens “privat” heißt nicht unbedingt, dass eine Ausgabe dieser Art nichts mit Ihrem Unternehmertum zu tun hat.  Eine Umsatzsteuerzahlung ans Finanzamt für Ihr Unternehmer wäre auch eine “private” Ausgabe. Privat heißt also, dass diese Ausgabe für die EA-Rechnung, also umsatzsteuerlich oder einkommensteuerlich, nicht von Bedeutung ist. 
  • 1% – 99% =Ein Wert dazwischen heißt, etwas wurde zum für den Betrieb gekauft, aber wird zum Teil auch für private Zwecke verwendet (Eigenverbrauch).

Beispiel:

Sie haben einen monatlichen Handyvertrag und nützen das Handy zu 60 % für geschäftliche Anrufe und 40 % für private Zwecke. 

AUSGABEN-ART: Handyvertrag
BETR. ANTEILE %: 60%

Alle Ausgaben, die in Zukunft mit der Ausgaben-Art Handyvertrag verknüpft sind, werden nur zu 60% als betriebliche Ausgabe für die Gewinnermittlung miteinbezogen.

Tipps:

  • Um Ihre EA-Rechnung zu vereinfachen, empfehle ich reine Privatausgaben und Privateinnahmen nicht in der EA-Tabelle aufzuzeichnen.
  • Zur Übersicht sollte Ausgaben-Art mit Privatanteilen das im Namen enthalten: Z. B. Handyvertrag 60% Privat

5. Welche Arten von Einnahmen haben Sie?

Das Gegenstück zu den Ausgaben-Arten sind die Einnahmen-Arten (Einnahmenkonten). Damit werden Einnahmen gruppiert, die mehr als einmal im Buchhaltungsjahr vorkommen, um a.) zu bestimmen, ob eine Einnahme betrieblich oder privat ist, b.) die Einnahme-Werte für die Einkommensteuererklärung (Blatt EST) zu ermitteln und c.) für Ihre interne Auswertung im Blatt BE-Art welche Betriebseinnahmen Ihrem Unternehmen besonders viel Geld bringen.

Meine Einnahmen-Arten

Definieren Sie bis zu 150 verschiedene Arten (kann auch als Konten verstanden werden) in denen sich Ihre Einnahmen gruppieren lassen.

Siehe Meine Ausgaben-Arten für Details.

E1A-KENNZAHL ZUORDNUNG

Ordnen Sie jeder Ihrer Einnahmen-Arten eine Einkommensteuer-Kennzahl zu (siehe Blatt EST).  Meistens ist hier 9040 – Betriebseinnahmen auszuwählen – das versteht die Tabelle übrigens auch so wenn Sie die Zelle leer lassen.

Siehe unter Ausgaben-Arten für Details.

BETR. ANTEIL %

Der betriebliche Anteil ist entweder 0 % oder 100 % und einer Einnahmen-Art zugeordnet.  

  • 100% oder leer lassen = ausschließlich betriebliche Einnahme
  • 0% = reine private Einnahme (z. B. Einzahlung vom Privatkonto)

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