Einstellungen (EA-Tabelle & KU-Tabelle)

Detaillierte Erklärungen zu den einzelnen Spalten und Einstellungen, Tipps und Beispiele, um mit der EA-Tabelle oder KU-Tabelle starten zu können.

Zuletzt aktualisiert am 17.01.2024 und bewertet mit 3.9 (35 Bewertungen)

Grundeinstellungen 

grundeinstellungen

Wirtschaftsjahr

Für welches Kalenderjahr soll die Einnahmen-/Ausgabenrechnung erstellt werden? Die Tabelle ist nur mit den auswählbaren Jahren kompatibel. Sie können die Tabelle auch verwenden, wenn Sie Ihre selbständige Tätigkeit erst im Laufe des Jahres aufgenommen haben.

Tipp: Kaufen Sie die EA-Tabelle Lifetime oder KU-Tabelle Lifetime, um alle zukünftigen Jahresversionen der EA-Tabelle oder KU-Tabelle zu erhalten und für alle zukünftigen steuerlichen Änderungen gerüstet zu sein.

Firmenname, Adresse, UID

Optional. Grunddaten zu Ihrem Unternehmen. Wird aktuelle nur in der Monatsübersicht (Blatt Monat) angezeigt.

Branchenkennzahl

Optional. Falls angegeben, wird die angegebene Branchenkennziffer (BKZ) auf dem Blatt EST angezeigt. Diese dreistellige Zahl liegt zwischen 011 und 990 und beschreibt grob, in welche Kategorie Ihre Tätigkeiten fallen. Diese Nummer muss auf der Einkommensteuererklärung (E1A) angegeben werden.

Das Finanzamt verwendet diese Angabe für statistische Zwecke, z.B. um zu sehen, ob Ihre Angaben dem Durchschnitt Ihrer Branche entsprechen, um eventuelle Steuerhinterziehungen aufzudecken.

Wo finde ich die Branchenkennzahl für mein Unternehmen?

Im BMF-Formular E2 auf den letzten vier Seiten: Formular E2 herunterladen

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Zahlarten

Zahlarten sind die Zahlungsmittel (z. B. Bankkonten, PayPal, Kreditkarten, Stripe, Bareinnahmen, usw.), durch die Sie Einnahmen erhalten und/oder Ausgaben bezahlen.

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Mit welchen Zahlungsmitteln erhalten Sie Betriebseinnahmen und bezahlen Sie Betriebsausgaben? Definieren Sie bis zu 10 Zahlungsmethoden. Es empfiehlt sich, für jede Art von Kontoauszug, der für Ihre Einnahmen-Ausgaben-Rechnung relevant ist, ein eigene Zahlart zu definieren.

Tipp: Verwenden Sie ein separates Geschäftskonto. Es hat mehr Vor- als Nachteile und ist wichtig für eine gesetzeskonforme Buchhaltung mit Excel.

Startsaldo

Optional. Wird nur im Blatt ZA unter Saldo verwendet. Damit stimmt der Saldo einer Zahlungsart in der Tabelle am Jahresanfang mit dem Saldo auf dem Kontoauszug überein.

Tipp zur Fehlervermeidung: Verwenden Sie das Blatt Zahlarten, um sicherzustellen, dass die Salden in der Tabelle mit dem tatsächlichen Kontoauszug übereinstimmen. So stellen Sie sicher, dass keine Ausgaben oder Einnahmen übersehen wurden.

Projekte

Projekte sind eine optionale, aber praktische Funktion, um Ausgaben und Einnahmen zu gruppieren und auszuwerten. So können Sie sehen, mit welchen Projekten, Kunden oder Aktivitäten Sie die meisten Gewinne erzielen.

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Die bis zu 20 frei definierbaren Projekte helfen Ihnen, zusammengehörige Einnahmen und Ausgaben zu gruppieren und im Tabellenblatt Projekte zu analysieren.

In der Tabelle kann jede betriebliche Einnahme oder Ausgabe einem Projekt zugeordnet werden.

    Tipp: Überlegen Sie sich, in welche Bereiche, größere Projekte, Stammkunden oder Tätigkeiten Sie Ihr Unternehmen unterteilen könnten. Als Beispiel die Projekte für einen Fotografen: Hochzeiten, Passfotos, Bildbearbeitung, … oder ein Webdesigner: PHP-Entwicklung, Beratung, Hosting, …

    Ausgaben-Arten

    Die Ausgabenarten (Ausgabenkonten) gruppieren Ausgaben, die mehr als einmal pro Geschäftsjahr anfallen, um a.) festzustellen, ob eine Ausgabe betrieblich, privat oder gemischt ist, b.) die Beträge für die Einkommensteuererklärung E1A zu ermitteln und c.) für Ihre interne Auswertung im Blatt BA-Art, welche Betriebsausgaben Ihr Unternehmen besonders belasten.

    einstellungen-ausgaben-arten-ea-2024

    Definieren Sie bis zu 150 verschiedene Ausgabenarten (auch Konten genannt), um Ihre Ausgaben zu gruppieren. Sie können vordefinierte Ausgabenarten übernehmen, umbenennen, ergänzen oder löschen.

    Tipps:

    • Seien Sie nicht sparsam – alle Ausgaben, die mehr als einmal vorkommen, erhalten eine eigene Ausgabenart.
    • Achten Sie darauf, keine Ausgabenart doppelt anzulegen. (ab der Version 2024 gibt es eine Warnung dazu)
    • Vermeiden Sie es, eine Ausgabenart während des Jahres umzubenennen. Besser ist es, am Ende eine neue Ausgabenart hinzuzufügen.

    E1A-Ausgaben-Kennzahl

    Diese Spalte wird benötigt, wenn Sie mit Hilfe der Tabelle Ihre Einkommensteuererklärung E1A auf Finanzonline ausfüllen möchten.

    Das Finanzamt schreibt für diese Erklärung eine sehr grobe Aufteilung (nach Kennziffern) der Betriebsausgaben vor: z.B. Waren, eigenes Personal, Anlagevermögen usw. Eine für Ihr Unternehmen sinnvollere Aufteilung der Ausgaben ist jedoch wahrscheinlich viel feiner. In dieser Spalte können Sie Ihre feine Aufteilung der Ausgabenarten mit der groben Aufteilung des Finanzamtes abstimmen.

    Beispiel: Ein Gastwirt verwendet folgende vier Ausgaben-Arten:

    • Rindfleisch
    • Huhn
    • Kartoffel
    • Bier

    Für das Finanzamt sind das aber alles nur „Waren“ und sollten zusammengerechnet werden. Um das zu erreichen, werden den vier Ausgaben-Arten die Kennzahl 9100 – Waren zugeordnet.

    Tipps:

    • Wenn Sie die Zuordnung leer lassen, wird die jeweilige Ausgaben-Art automatisch als 9230 – Übrige Betriebsausgaben verstanden.
      Ausgaben im Anlagenverzeichnis mit dieser Ausgaben-Art werden automatisch als 9130 – Anlagegüter verstanden
    • Im Wareneingangsbuch (Blatt WEB) werden immer alle Ausgaben als 9100 – Waren verstanden.

    Betr. Anteil

    Der betriebliche Anteil ist ein Prozentsatz (manchmal mit Dezimalstellen), der einer Ausgabenart zugeordnet ist. Dieser Prozentsatz bestimmt den Anteil der Ausgaben, der tatsächlich für den Betrieb verwendet wird, und ist somit das Gegenteil des Privatanteils.

    • 100 % oder Zelle leer lassen = reine Betriebsausgaben. Ausgaben dieser Art dienen nur Ihrer unternehmerischen Tätigkeit.
    • 0 % = Ausgaben dieser Art sind rein private Ausgaben. Diese Beträge werden in der Tabelle nur im Blatt ZA zur Überprüfung des Saldos verwendet.
      Übrigens bedeutet „privat“ nicht unbedingt, dass eine solche Ausgabe nichts mit Ihrer unternehmerischen Tätigkeit zu tun hat. Eine Umsatzsteuerzahlung an das Finanzamt (nach der üblichen Nettomethode) wäre auch eine „private“ Ausgabe. Privat bedeutet also, dass diese Ausgabe für die EA-Rechnung, d.h. für die Umsatzsteuer oder die Einkommensteuer, nicht relevant ist.
    • 1% – 99% = Ein Wert dazwischen bedeutet, dass etwas für den Betrieb gekauft wurde, aber zum Teil auch privat genutzt wird.

    Die Tabelle berücksichtigt übrigens den Privatanteil sowohl aus einkommensteuerrechtlicher (Betriebsausgabe wird reduziert) als auch umsatzsteuerrechtlich (es entsteht Eigenverbrauchssteuer) Sicht.

    Beispiel: Sie haben einen monatlichen Handyvertrag und nützen das Handy zu 60 % für geschäftliche Anrufe und 40 % für private Zwecke.

    AUSGABEN-ART: Handyvertrag
    BETR. ANTEILE %: 60%

    Alle Ausgaben, die in Zukunft mit der Ausgaben-Art Handyvertrag verknüpft sind, werden nur zu 60% als betrieblich verbucht.

    Tipps:

    • Um Ihre EA-Rechnung zu vereinfachen, sollten Sie reine Privatausgaben und Privateinnahmen nicht in die Tabelle eintragen.
    • Der Übersichtlichkeit halber können Ausgabenarten mit Privatanteil dies im Namen enthalten: Z. B. Handyvertrag 60% Privat

    Fahrzeuge

    Die verschiedenen Fahrzeuge, die Sie geschäftlich nutzen, um Kilometergeld zu erhalten

    Einstellungen Fahrzeuge

    Sie können bis zu 5 Fahrzeuge hinzufügen und bestehende Fahrzeuge umbenennen oder löschen. Dies Fahrzeuge kann man im Blatt KMG auswählen.

    Typ 

    Um was für ein Fahrzeug handelt es sich? Diese Angabe ist erforderlich, da die Kilometerpauschale unterschiedlich hoch ist.

     

    Einnahmen-Arten

    Das Gegenstück zu den Ausgabenarten sind die Einnahmenarten (Einnahmenkonten). Auf diese Weise gruppieren Sie Einnahmen, die mehrmals in Ihrem Geschäftsjahr anfallen, um a.) festzustellen, ob eine Einnahme betrieblich oder privat ist, b.) die Beträge für die Einkommensteuererklärung E1A zu ermitteln und c.) für Ihre internen Auswertungen im Blatt BE-Art, welche Betriebseinnahmen für Ihr Unternehmen am wichtigsten sind.

    Einnahmen-Arten

    Definieren Sie bis zu 150 verschiedene Arten (kann auch als Konten verstanden werden) in denen sich Ihre Einnahmen gruppieren lassen.

    Siehe Meine Ausgaben-Arten für Details.

    E1A-Einnahmen-Kennzahl

    Ordnen Sie jeder Ihrer Einnahmen-Arten eine Einkommensteuer-Kennzahl zu (siehe Blatt EST). In den meisten Fällen ist hier 9040 – Betriebseinnahmen zu wählen – die Tabelle versteht dies auch, wenn Sie die Zelle leer lassen.

    Siehe unter Ausgaben-Arten für Details.

    Betr. Anteil 

    Der betriebliche Anteil ist entweder 0 % oder 100 % und einer Einnahmen-Art zugeordnet.

    • 100% oder leer lassen = ausschließlich betriebliche Einnahme
    • 0% = reine private Einnahme (z. B. Einzahlung vom Privatkonto)

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