Einnahmen-Ausgaben-Rechnung in der EA-Tabelle

Die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung in der Praxis

So lernen Sie in 2024 als österreichischer Unternehmer die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung und führen sie dann selbst durch.

Zuletzt aktualisiert am 24.06.2024 und bewertet mit 4.5 (189 Bewertungen)

Möchten Sie die Änderungen der Einnahmen-Ausgaben-Rechnung in 2024 und den Jahren zuvor sehen? > Siehe Seite Neuigkeiten

Was ist die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung?

Die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung ist eine vereinfachte Form der Gewinnermittlung. EstR 2000, KZ 658

Die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung ist eine einfache Form der Buchhaltung, mit der Sie den Gewinn Ihres Unternehmens ermitteln. Der Gewinn bestimmt, ob und in welcher Höhe Sie Einkommensteuern und Sozialversicherungsbeiträge zahlen müssen.

Andere Wörter dafür sind:

  • EAR oder EA-Rechnung
  • Geldflussrechnung
  • Gewinnermittlung gemäß § 4 Abs 3 EStG oder §-4-Abs-3-Ermittler

Wie funktioniert die EA-Rechnung?

… und zwar grundsätzlich im Sinne einer GeldflussrechnungEstR 2000, KZ 658

Betriebseinnahmen und Betriebsausgaben entstehen nach dem Zufluss-/Abflussprinzip zum Zeitpunkt des tatsächlichen Geldflusses, d.h. z.B. wenn das Geld auf dem Bankkonto eingeht oder das Bankkonto verlässt.

… für Zwecke der Erhebung der Abgaben vom Einkommen und Ertrag ihre Betriebseinnahmen und Betriebsausgaben aufzuzeichnen und zum Ende eines jeden Jahres zusammenzurechnenBAO § 126 Abs. 2

Die Betriebseinnahmen und Betriebsausgaben sind händisch oder in der Regel mit Hilfe von Software aufzuzeichnen.

Konkret müssen Sie nach Ablauf eines Wirtschaftsjahres die Summen Ihrer Betriebseinnahmen und Betriebsausgaben nach bestimmten Arten (Kennzahlen) gegliedert über finanzonline.at in Form einer Einkommensteuererklärung an das Finanzamt übermitteln.

Es wird ihr nicht ein Betriebsvermögensvergleich zu Grunde gelegt, sondern eine Gegenüberstellung der Betriebseinnahmen und BetriebsausgabenEstR 2000, KZ 658

Die Idee der Einnahmen-Ausgaben-Rechnung besteht darin, von den Betriebseinnahmen die Betriebsausgaben abzuziehen, um den verbleibenden Gewinn zu ermitteln.

Wer darf die EA-Rechnung verwenden?

Der Überschuß der Betriebseinnahmen über die Betriebsausgaben darf dann als Gewinn angesetzt werden, wenn keine gesetzliche Verpflichtung zur Buchführung besteht und Bücher auch nicht freiwillig geführt werden. EStG 1988 § 4 Abs. 3

Jeder Unternehmer, der nicht zur doppelten Buchhaltung verpflichtet ist, kann die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung zur Gewinnermittlung verwenden.

"Selbstständige Arbeit"

Darunter fallen freie Berufe wie Ärzte, Rechtsanwälte, Notare, Künstler, Schriftsteller. Eine Umsatzgrenze gibt es nicht.

Gewerbebetrieb bis 700.000€ Umsatz

Einzelunternehmen, Offene Gesellschaften (OG) und Kommanditgesellschaften (KG) bei zweimaligem (nachhaltigem) Überschreiten der Umsatzgrenze von 700.000 € oder einmaligem Überschreiten der Umsatzgrenze von 1.000.000 €.

Forst- und Landwirtschaft bis 700.000€ Umsatz

Land- und Forstwirte mit einem Umsatz bis 700.000 €. Bei höheren Umsätzen ist die doppelte Buchführung vorgeschrieben.

Nein bei Kapitalgesellschaften

GmbH, FlexKapG, AG und GmbH & Co KG dürfen nicht die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung verwenden und sind immer zur doppelten Buchführung verpflichtet.

Quelle: usp.gv.at

Die 3 Gesetze

Die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung ist im Steuerrecht durch das Einkommensteuergesetz, das Umsatzsteuergesetz und die Bundesabgabenordnung geregelt.

EStG

Einkommensteuergesetz

Rechtsgrundlagen für Ertragsbesteuerung des Einkommens von natürlichen Personen innerhalb eines Kalenderjahres.

UStG

Umsatzsteuergesetz

Rechtsgrundlage für die Umsatzsteuer die anfällt oder als Vorsteuer in Abzug gebracht werden kann. 

BAO

Bundesabgabenordnung

Regelt die Anforderungen an die Aufzeichnungen der Einnahmen- und Ausgabenrechnung.

Selber machen oder doch besser der Buchhalter?

Buchhaltung ganz selber machen

Alles selber machen

Sie erstellen Ihre Einnahmen-Ausgaben-Rechnung selbst und übermitteln monatlich oder vierteljährlich Ihre Umsatzsteuervoranmeldung und jährlich Ihre Einkommensteuer- und Umsatzsteuererklärung selbständig über Finanzonline.

Jahresabschluss mit Buchhalter machen

Buchhalter hilft beim Jahresabschluss

Sie erstellen Ihre Einnahmen-Ausgaben-Rechnung größtenteils selbst, aber am Ende des Jahres beauftragen Sie einen Buchhalter mit der Prüfung Ihrer Buchhaltung und der Einreichung der Jahreserklärung.

Buchhaltung macht nur der Steuerberater

Buchhalter macht alles

Der Buchhalter übernimmt für Sie die Führung der Einnahmen-Ausgaben-Rechnung und ist auch für diese verantwortlich. Manchmal werden die Belege vom Unternehmer vorsortiert, um Kosten zu sparen.

Wie es unsere Kunden machen: 52 % der Nutzer der KU-Tabelle (Kleinunternehmer) führen die gesamte EA-Rechnung ohne Steuerberater selber durch. 77 % der Nutzer der EA-Tabelle, d.h. der umsatzsteuerpflichtigen Unternehmer, arbeiten zumindest teilweise (z.B. für den Jahresabschluss) mit einem Steuerberater zusammen.

Vorteile beim Selbermachen

➕ Kosten sparen

Bei einer relativ unkomplizierten Einnahmen-Überschuss-Rechnung (keine besonderen rechtlichen Anforderungen und nur wenige Einnahmen und Ausgaben) sind die Kosten für einen Steuerberater (1000 € oder mehr) im Jahr nicht zu rechtfertigen.

➕ Über Finanzen Bescheid wissen

Viele empfinden eine eigene Buchhaltung als lästiges Übel, das vom Finanzamt auferlegt wird.

Tatsache ist aber, dass die Buchhaltung vor allem für Sie als Selbstständiger nützlich ist.

Die Ermittlung von Einnahmen, Ausgaben und Gewinn liefert Ihnen wertvolle Informationen darüber, wie es um Ihr Unternehmen tatsächlich steht – und nicht nur, wie es sich für Sie anfühlt.

Auch wenn Zahlen nicht das Wichtigste sein sollten, sind sie doch ein praktisches Mittel, um sich messbare Ziele zu setzen, Schwächen (vermeidbare hohe Ausgaben) auszumerzen und Stärken (erfolgreiche Einnahmequellen) zu fördern.

➕ Belege nehmen ohnehin die meiste Zeit in Anspruch

Unabhängig davon, ob Sie mit einem Buchhalter zusammenarbeiten oder Ihre Buchhaltung selbst erledigen, müssen Sie Rechnungen schreiben und Belege sammeln.

Das ist der zeitaufwändigste Teil der Einnahmen-Ausgaben-Rechnung.

➕ Unabhängigkeit

Manche Unternehmer fühlen sich ohne die Hilfe eines Buchhalters hoffnungslos verloren.

Doch wenn Sie die Grundlagen der Einnahmen-Ausgaben-Rechnung kennen, werden Sie feststellen: Sie sind relativ einfach zu erlernen und zu verstehen.

Dies macht es auch einfacher, auf mögliche Veränderungen (z. B. Umstellung vom Kleinunternehmen zur Umsatzsteuerpflicht) in Ihrer Selbstständigkeit zu reagieren. Außerdem gibt es Ihnen ein Gefühl der Sicherheit, wenn Sie selbst wissen, was das Finanzamt von Ihnen verlangt.

Nachteile beim Selbermachen

➖ Zeitaufwand

Vor allem zu Beginn werden Sie einige Zeit benötigen, um das Grundkonzept der EA-Rechnung und die für Ihr Unternehmen relevanten Rechtsvorschriften kennenzulernen und zu verstehen. Wenn Sie als Existenzgründer gleich die Stufe des Kleinunternehmers überspringen und sofort vorsteuerabzugsberechtigt sind, lohnt sich die Zusammenarbeit mit einem Steuerberater, um schneller in die Materie einzusteigen.

Der monatliche Zeitaufwand liegt bei 1-4 Stunden und entfällt hauptsächlich auf das Sortieren und Erfassen der Belege.

Am Jahresende kommen noch einige Stunden für den Jahresabschluss hinzu. Dabei wird die gesamte Buchhaltung nochmals auf Richtigkeit überprüft. Die Belege müssen dauerhaft archiviert und die Einkommensteuer- bzw. Umsatzsteuerjahreserklärung über Finanzonline abgegeben werden.

Outsourcing durch einen Steuerberater ist dann am effizientesten, wenn Ihr Stundensatz bereits die Kosten des Steuerberaters übersteigt oder Sie Ihre ganze Energie in die Umsetzung eines längerfristigen Projektes stecken müssen.

➖ Risiko

Wenn Sie Ihre EA-Rechnung ausschließlich selbst erstellen, sind Sie für Ihre Buchhaltung selbst verantwortlich. Das klingt wahrscheinlich schlimmer, als es ist – es sei denn, es handelt sich um vorsätzliche Steuerhinterziehung.

Was bei vorsteuerabzugsberechtigten Unternehmen schief gehen kann, sind z.B. falsch berechnete Umsatzsteuerbeträge.

Risiko für Kleinunternehmer mit 4 Beispielen

Für Kleinunternehmer ist das Risiko, sofern es sich nicht um bewussten Steuerbetrug handelt, überschaubar.

Um das Risiko besser einschätzen zu können, betrachten wir 4 Beispiele von Fehlern, die einem Kleinunternehmer bei der EA-Rechnung unterlaufen können:

1. Überschreiten der Kleinunternehmergrenze: Die größte Gefahr für einen Kleinunternehmer ist das Übersehen und Überschreiten der Kleinunternehmerumsatzgrenze (Jahr 2022: € 35.000 netto + 15 % Puffer einmal alle 5 Jahre). Tritt dieser Fall am Jahresende ein, muss die gesamte Umsatzsteuer, die durch die im Laufe des Jahres ausgestellten Rechnungen angefallen wäre, nachgezahlt werden.

Beispiel: 50.000 € Bruttoeinnahmen = ca. 42.000 € netto = bei einem Steuersatz von 20 % sind ca. 8.000 € Umsatzsteuer (+ evtl. Verzugszinsen) nachzuzahlen.

2. Reverse Charge Umsatzsteuer nicht bezahlt: Wenn Sie Dienstleistungen aus dem Ausland beziehen, geht die Steuerschuld auf Sie über und Sie müssen die Umsatzsteuer an das Finanzamt abführen.

Beispiel: Leistungen über 1000 € von Freiberufler aus Deutschland erhalten; 20% Steuerschuld = 200 € Umsatzsteuer (+ allfällige Verzugszinsen) nachzahlen.

3. Überschreiten der Erwerbsschwelle: Wenn Waren aus dem EU-Ausland bezogen werden und die jährliche Erwerbsschwelle (€ 11.000 netto) überschritten wird und keine Erwerbssteuer an das Finanzamt abgeführt wird.

Beispiel: Waren aus Italien um € 20.000 netto geliefert bekommen = € 9.000 über der Erwerbsschwelle = € 1.800 Erwerbssteuer (+ evtl. Verzugszinsen) nachzahlen.

4. Falsche Einkommensteuererklärung: Angenommen, Sie verbuchen Ausgaben, die das Finanzamt nicht als Betriebsausgaben anerkennt.

Worst-Case-Beispiel: Betriebseinnahmen: 35.000 €, Betriebsausgaben: 0 € = 35.000 € Jahresgewinn = ca. 6.000 € zu zahlende Einkommensteuer.

Fazit: Punkt 1 mit der Überschreitung der Kleinunternehmergrenze ist am risikoreichsten, die Fälle der Punkte 2 und 3 betreffen von vornherein nur wenige KUs und das Risiko von Punkt 4 ist überschaubar.

 

Wie starte ich am besten mit der EA-Rechnung?

Am besten so praxisnah wie möglich. Verschwenden Sie keine Zeit mit Spezialfällen, die für Ihre Buchhaltung derzeit nicht relevant sind. Beginnen Sie mit einem Geschäftskonto und einem Buchhaltungssoftware und füllen Sie dann Schritt für Schritt Ihre Wissenslücken.

1 Geschäftskonto eröffnen

Ein Geschäftskonto zu Eröffnen ist ein erster Quick-Win beim Start mit der EA-Rechnung.

Denn im einfachsten Fall laufen alle Ihre betrieblichen Einnahmen und Ausgaben über Ihr Geschäftskonto. Ihr Kontoauszug stellt somit bereits die Basis für die Erstellung Ihrer EA-Rechnung dar.

Holvi

  • Belege/Rechnungen lassen sich hochladen (auch mit Handy-App) und direkt den Buchungen zuordnen. Mit der CSV-Tabelle ist daher der Import von Belegnummer und der Einnahmen- oder Ausgaben-Art jeder Buchungszeile möglich
  • Mastercard Debitkarte
  • Finnischer IBAN
  • Mit Einlagensicherung (über Partnerbanken)
  • Ab 9 € netto pro Monat

» Zur Holvi Website (*)

Erste Bank Logo

Erste Bank

  • Mastercard Debitkarte mit Google/Apple Pay
  • Österreichischer IBAN
  • Einfache Finanzamtzahlungen
  • Option der Kreditkarte (6 € pro Monat)
  • Im ersten Jahr der Selbständigkeit kostenlos. Dann für Debitkarte: 2,03 € pro Monat. Ab 3. Jahr mindestens weitere 8 € pro Monat.

» Zum Erstes Bank Existenzgründungs Konto (*)

N26 Business

  • Mastercard Debitkarte mit Google/Apple Pay
  • Deutscher IBAN
  • 0,1 % Cashback auf Einkäufe
  • Mit Einlagensicherung
  • Kostenlose Kontoführung und Transaktionen

» Zur N26 Business Website (*)

(*) Affiliate-Link. Sollten Sie sich für das Produkt entscheiden erhalten wir eine Provision.

Warum nicht nur mein Privatkonto verwenden?

  1. Ihre Buchhaltung wird effizienter, da Sie keine privaten Buchungszeilen mehr aussortieren müssen.
  2. Sie erleben eine klare mentale Trennung zwischen Privatem und Geschäftlichem und erhalten eine bessere emotionale Übersicht über die Finanzen Ihres Unternehmens.
  3. Zudem verringert sich die Versuchung, Geld auszugeben, das eigentlich für Sozialversicherung oder Steuern reserviert ist.
  4. Bei einer Betriebsprüfung müssen Sie Ihr privates Konto nicht offenlegen, was unnötige Diskussionen vermeidet.

Sind Zahlungen an das Finanzamt nur mit einem österreichischen Bankkonto möglich?

Viele österreichische Bankkonten bieten den Vorteil einer integrierten Funktion für Finanzamtszahlungen. Dies vereinfacht die Überweisungen, da man mit einer Vorlage arbeiten kann, in der man die eigene Steuernummer und den Zahlungszweck einträgt. Es ist jedoch nicht notwendig, ein österreichisches Konto zu nutzen, um Zahlungen an das Finanzamt zu tätigen.

Man kann auch ein anderes europäisches Konto verwenden und über eine SEPA-Überweisung mit der entsprechenden Verwendungszweckzeile die Steuernummer für Zahlungen an das Finanzamt angeben.

2 Buchhaltungssoftware für EA-Rechnung auswählen

Besser erst Buchhaltung lernen und dann ein Programm suchen? Nicht unbedingt, es ist wahrscheinlich effektiver, zuerst mit einem Buchhaltungsprogramm zu beginnen und sich so in die Praxis einzuarbeiten.

EA-Tabelle

EA-Tabelle

Für Einzelunternehmen: Kombiniert die seit Jahren bewährten und erfolgreichen Funktionalitäten von Kalkulationsprogrammen wie Excel mit der österreichischen EA-Rechnung. Vom Einnahmen-Ausgaben-Journal, der Einkommensteuererklärung E1A, der Umsatzsteuererklärung U30 und U1, dem Anlagenverzeichnis, dem Wareneingangsbuch, der Zusammenfassenden Meldung, der EU-OSS und dem Kilometergeld bietet die EA-Tabelle alles, was das österreichische Unternehmerherz begehrt.

» Zur EA-Tabelle

KU-Tabelle

KU-Tabelle

Für Kleinunternehmen: Vom Einnahmen-Ausgaben-Journal, der Einkommensteuererklärung E1A, der Umsatzsteuererklärung (falls erforderlich), dem Anlagenverzeichnis, dem Wareneingangsbuch bis hin zum Kilometergeld – die KU-Tabelle bietet alles, was das Herz eines österreichischen Kleinunternehmers begehrt.

» Zur KU-Tabelle

3 Grundwissen aneignen

Lesen Sie sich die kostenlosen Infomaterialien von der WKO und vom BMF, um einen guten Überblick zu erhalten.

Einnahmen-Ausgaben-Rechnung Broschüre

Von Wirtschaftskammer Österreich

 WKO Broschüre herunterladen
(kostenlos – 0,3 MB – PDF – Version April 2023 – Quelle)

BMF Selbstständigenbuch

Vom Bundesministerium für Finanzen

Selbstständigenbuch herunterladen
(kostenlos – 4 MB – PDF – Version Juli 2019 – Quelle)

4 Fragen und Unklarheiten klären

Während Sie sich mit Ihrem neuen Buchhaltungsprogramm vertraut machen, werden wahrscheinlich Fragen auftauchen. Schreiben Sie diese Fragen auf. Nehmen Sie die Hilfe des Finanzamtes und/oder eines Buchhalters in Anspruch.

Haben Sie eine spezielle Frage? Wenden Sie sich telefonisch unter 050 233 333 oder schriftlich über Finanzonline (Weitere Services > Sonstige Anträge > Sonstige Anträge und Anfragen) an Ihr zuständiges Finanzamt.

Möchten Sie sicherstellen, dass Sie die EA-Rechnung richtig verstanden haben? Machen Sie sich Notizen und besprechen Sie diese mit einem Steuerberater. Gute Vorbereitung spart Zeit und Geld.

Haftungsausschluss

Die Inhalte auf dieser Seite wurden zwar mit Sorgfalt erstellt, garantieren aber keine Rechtssicherheit oder Aktualität. Der Ersteller ist nicht berechtigt, buchhalterische Auskünfte zu geben. Bitte lesen Sie selbst die offiziellen Publikationen des BMF und der WKO bzw. lassen Sie sich von Ihrem Finanzamt oder einem zertifizierten Steuerberater beraten.

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3 Kommentare

  1. Franz Prammer

    zwei Fragen:
    Sind die beiden angegebenen Preise (€ 69,– und € 49,–) einmalige Gebühren?
    Können Texte beim Buchen geschrieben werden?

    Antworten
    • D. Zimmermann

      Ja sind einmalig, und ja es können Texte in der Spalte Kommentar geschrieben werden.

      Antworten
  2. Franz Prammer

    Ist „einmalig“ pro Jahr oder überhaupt?

    Antworten

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