Einnahmen-Ausgaben-Rechnung selber machen (Update 2023)
Was ist die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung?
Definition
Die EA-Rechnung ist neben der doppelten Buchführung und Pauschalierung eine der drei Arten Ihren betrieblichen Gewinn zu ermitteln, um dementsprechend Einkommensteuer zu bezahlen.
Der Überschuß der Betriebseinnahmen über die Betriebsausgaben darf dann als Gewinn angesetzt werden, wenn keine gesetzliche Verpflichtung zur Buchführung besteht und Bücher auch nicht freiwillig geführt werden. Durchlaufende Posten, das sind Beträge, die im Namen und für Rechnung eines anderen vereinnahmt und verausgabt werden, scheiden dabei ausEStG 1988 § 4 Abs. 3
- Der obige Auszug kommt aus dem Einkommensteuergesetz. Dieses Gesetz regelt die Einkommensteuer, die Sie ans Finanzamt abhängig von der Höhe Ihrer Gewinne abführen müssen.
- Für Unternehmer bestimmt sich das Einkommen aus dem „Überschuß“ oder „Gewinn“ der „(Betriebs) Einnahmen“ über den „(Betriebs) Ausgaben“
Wer darf die EA-Rechnung verwenden?
Jeder, der nicht zur doppelten Buchführung verpflichtet ist
… wenn keine gesetzliche Verpflichtung zur Buchführung besteht und Bücher auch nicht freiwillig geführt werden.
Die doppelte Buchhaltung könnten aufgrund der Rechtsform (z. B. GmbH) oder aufgrund der Überschreitungen der Umsatzsteuergrenzen verpflichtend sein.
| Rechtsform | Umsatzgrenze | Mögliche Gewinnermittlungsarten |
| Einzelunternehmen und Personengesellschaften (OG, KG) |
bis 35.000 € Umsatz im laufenden Jahr |
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| bis 220.000 € Umsatz im Vorjahr |
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| bis 700.000 € Umsatz |
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| bei zweimaligem (nachhaltigem) Überschreiten der Umsatzgrenze von 700.000 € oder einmaligem (qualifiziertem) Überschreiten von 1.000.000 € |
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| Kapitalgesellschaften (GmbH, AG), GmbH & Co KG | keine Umsatzgrenze |
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Wie funktioniert die EA-Rechnung?
Es geht um den Betrag, der übrig bleibt, wenn man von der Summe der Einnahmen, die Summe der Ausgaben abzieht.
Der Überschuß der Betriebseinnahmen über die Betriebsausgaben darf dann als Gewinn angesetzt werden …
Bei dieser Gewinnermittlungsmethode subtrahieren Sie am Jahresende von allen Ihren geschäftlichen „Einnahmen“ die geschäftlichen „Ausgaben“. Das Ergebnis ist Ihr „Gewinn“.
In der Praxis müssen Sie nach Abschluss eines Geschäftsjahres die Summen, Ihre betrieblichen Einnahmen und Ausgaben, gruppiert nach bestimmten Arten (Kennzahlen), über finanzonline.at in Form einer Einkommensteuerklärung dem Finanzamt bekannt übermitteln.
… für Zwecke der Erhebung der Abgaben vom Einkommen und Ertrag ihre Betriebseinnahmen und Betriebsausgaben aufzuzeichnen und zum Ende eines jeden Jahres zusammenzurechnenBAO § 126 Abs. 2
Mit der EA-Rechnung gehen auch bestimmte Aufzeichnungspflichten einher.
Selber machen oder doch besser der Buchhalter?
Option A: Selber machen
Sie machen die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung selbst und übermitteln selbstständig über Finanzonline monatlich oder pro Quartal Ihre Umsatzsteuervoranmeldung und jährlich Ihre Einkommensteuer- und Umsatzsteuer-Erklärung.
Übrigens: 52 % der KU-Tabelle Nutzer (Kleinunternehmer) machen die gesamte EA-Rechnung ohne einen Steuerberater.
Option B: Buchhalter zum Jahresabschluss
Sie machen zum größten Teile Ihre Einnahmen-Ausgaben-Rechnung selbst, holen Sie sich aber am Jahresende einen Buchhalter zur Hilfe, um Ihre Buchhaltung zu überprüfen und die Jahreserklärungen zu übermitteln.
Übrigens: 77 % der Nutzer der EA-Tabelle, also umsatzsteuerpflichtige Unternehmer, arbeiten zumindest teilweise (z. B. für Jahresabschluss) mit einem Steuerberater zusammen.
Option C: Buchhalter
Der Buchhalter übernimmt für Sie die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung und haftet auch dafür. Um Kosten zu sparen werden manchmal vom Unternehmer Belege vorsortiert.
Vorteile beim Selbermachen
(+) Über Finanzen Bescheid wissen
Vielen sehen die eigene Buchhaltung als aufgezwungenes Übel vom Finanzamt.
Fakt ist aber, dass die Buchhaltung besonders für Sie als Selbstständiger selbst nützlich ist.
Einnahmen, Ausgaben und den Gewinn zu ermitteln bieten Ihnen wertvolle Auskünfte wie es um Ihr Unternehmen tatsächlich steht und nicht nur wie es sich für Sie anfühlt.
Auch wenn Zahlen nicht das Wichtigste sein sollten, sind sie doch ein praktisches Mittel um sich messbare Ziele zu setzen, Schwächen (vermeidbare hohe Ausgaben) auszumerzen und Stärken (erfolgreiche Einnahmequellen) zu fördern.
Zu unserem wertvollsten Besitz gehört unsere Lebenszeit. Die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung hilft Ihren Jahresgewinn zu ermitteln. Wenn Sie zudem freiwillig Ihre Arbeitsstunden aufzeichnen, wissen Sie am Jahresende wie viel Sie pro investierter Lebensstunde verdient haben. Diese Erkenntnis könnte Ihre Lebensziele beeinflussen.
(+) Belege brauchen ohnehin die meiste Zeit
Egal Sie mit einem Buchhalter zusammenarbeiten oder Ihre Buchhaltung selbst machen: Sie müssen Rechnungen schreiben und Belege sammeln.
Genau darin steckt der meiste Zeitaufwand der Einnahmen-Ausgaben-Rechnung.
(+) Kosten sparen
Wenn Ihre Einnahmen-Ausgaben-Rechnung recht einfach ist (keine besonderen gesetzlichen Anforderungen und eine überschaubare Anzahl an Einnahmen und Ausgaben), kommen die 1000 € oder mehr, die Sie ein Buchhalter pro Jahr kostet, nicht herein.
Wenn Sie mit den Abläufen Ihrer Buchhaltung vertraut sind, brauchen Sie ca. 2–8 Stunden (je nachdem wie viele Belege) pro Monat für Ihre Buchhaltung.
Sollte Ihre Buchhaltung komplexer werden oder die Hilfe eines Steuerberaters Steuervorteile bringen (z. B. durch besondere Hinweise) ist eine Zusammenarbeit vorteilhaft.
Dann aber wissen Sie genau, was Ihr Buchhalter benötigt und sparen Geld, indem Sie Ihrem Steuerberater genau das liefern.
Natürlich wenn Ihr Stundensatz den
Bei Kleinunternehmen
Besonders für Kleinunternehmer und Neugründer heißt es Kosten sparen, wo es nur geht. Oft ist man sich als Neugründer noch gar nicht sicher, ob die Selbstständigkeit überhaupt zum Erfolg führen wird.
Da für Kleinunternehmer der komplexeste Teil der EA-Rechnung, die Umsatzsteuer, meistens wegfällt, ist die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung oft recht einfach selbst umzusetzen. Dann kommen die min. 500 € die Sie ein Buchhalter pro Jahr kostet nicht herein.
Wenn Sie einmal mit den Abläufen Ihrer Buchhaltung vertraut sind, brauchen Sie ca. 1–4 Stunden (je nachdem wie viele Belege) pro Monat für Ihre Buchhaltung.
Wenn Sie in der Gründungsphase größere Investitionen tätigen, können die Kosten eines Steuerberaters durch Empfehlungen von Steueroptimierungen wieder hereinkommen
(+) Unabhängigkeit
Manche Unternehmer fühlen sich ohne die Hilfe eines Buchhalters hoffnungslos verloren.
Wenn Sie allerdings die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung grundlegend verstehen, werden Sie sehen, dass die Grundlagen relativ einfach zu erlernen und verstehen sind.
Damit ist es auch einfacher auf mögliche Veränderungen (z. B. Umstellung auf Kleinunternehmer) in Ihrer Selbstständigkeit zu regieren. Es gibt Ihnen außerdem ein Gefühl der Sicherheit, wenn Sie selbst Bescheid wissen, was das Finanzamt von Ihnen verlangt.
Nachteile beim Selbermachen
(-) Zeitaufwand
Sie benötigen besonders ganz am Anfang einiges Zeit, um das Grundkonzept der EA-Rechnung und die Rechtsvorschriften, die für Ihr Unternehmen relevant sind, zu entdecken und zu verstehen. Wenn Sie als Neugründer sofort die Stufe des Kleinunternehmers überspringen und gleich vorsteuerabzugsberechtigt sind, lohnt sich die Zusammenarbeit mit einem Steuerberater, um schneller in die Materie hineinzuwachsen.
Der monatliche (oder quartalsmäßige) Zeitaufwand liegt bei 1–4 Stunden und geht hauptsächlich in das Sortieren und Aufzeichnen der Belege.
Am Jahresende kommen noch einige Stunden Zeitaufwand für den Jahresabschluss. Dabei überprüft man nochmals die gesamte Buchhaltung auf Richtigkeit. Die Belege müssen permanent archiviert werden und die Einkommensteuer- bzw. Umsatzsteuerjahreserklärung über Finanzonline abgegeben.
Wenn Ihr Stundensatz bereits die Kosten des Steuerberaters übersteigt oder wenn Sie Ihre gesamte Energie auf die Umsetzung eines langfristigen Projekts legen müssen, wäre Outsourcing durch einen Steuerberater am effizientesten.
(-) Risiko
Wenn Sie Ihre EA-Rechnung ausschließlich selbst machen, haften Sie selbst für Ihre Buchhaltung. Das klingt aber wahrscheinlich schlimmer, als es ist – es sei denn, man legt es auf bewussten Steuerbetrug an.
Was für vorsteuerabzugsberechtigter Unternehmen schiefgehen kann, sind z. B. falsch ermittelten Umsatzsteuerbeträge. Die nachzuzahlenden Steuerbeträge (zwischen 10 % – 20 % vom Rechnungsbetrag) können dabei höher ausfallen.
Risiko bei Kleinunternehmen (Neugründer)
Für Kleinunternehmer ist das Risiko, wenn nicht bewusster Steuerbetrug stattfindet, überschaubar.
Um das Risiko besser abschätzen zu können, sehen wir uns 4 Beispiel-Fehler an, die einem Kleinunternehmer bei der EA-Rechnung passieren könnten:
Überschreiten der Kleinunternehmer-Grenze: Die größte Gefahr für einen Kleinunternehmer liegt beim Übersehen und Überschreiten Kleinunternehmer-Umsatzgrenze (Jahr 2022: € 35.000 netto + 15 % Puffer einmalig alle 5 Jahre). Falls so was am Jahresende aufkommt, muss die gesamte Umsatzsteuer, die durch ausgestellten Rechnungen im Laufe des Jahres entstanden wäre, nachbezahlt werden.
Beispiel: 50.000 € Brutto-Einnahmen = ca. 42.000 € netto = bei 20 % Steuersatz ca. 8000 € Umsatzsteuer (+ evtl. Verzugszinsen) zu bezahlen
Reverse Charge Umsatzsteuer nicht bezahlt: Wenn Rechnungen für Dienstleistungen aus dem Ausland erhalten wurden, es zum Übergang der Steuerschuld gekommen ist und diese Umsatzsteuer nicht dem Finanzamt bezahlt wurde (siehe WKO-Details)
Beispiel: Dienstleistungen über 1000 € von Freelancer aus Deutschland empfangen; Rechnung mit Übergang der Steuerschuld = 200 € Umsatzsteuer (+ evtl. Verzugszinsen) nachzahlen
Überschreiten der Erwerbsschwelle: Wenn Waren aus dem EU-Ausland gekauft und die jährliche Erwerbsschwelle (€ 11.000 netto) überschritten wurde und keine Erwerbssteuer ans Finanzamt bezahlt wurde (siehe WKO-Details).
Beispiel: Waren für 20.000 € netto aus Italien geliefert bekommen = 9.000 € über Erwerbsschwelle = 1800 € Erwerbssteuer (+ evtl. Verzugszinsen) nachzahlen
Falsche Einkommensteuererklärung: Nehmen wir an, Sie verbuchen Ausgaben in Ihrer EA-Rechnung, die das FA nicht als Betriebsausgabe anerkennt.
Worst-Case Beispiel: Betrieblichen Einnahmen: 35.000 €, betrieblichen Ausgaben: 0 € = 35.000 € Jahresgewinn= ca. 6000 € Einkommensteuer zu bezahlen
Punkt 1 mit dem Überschreiten der Kleinunternehmer-Grenze ist am riskantesten, die Fälle von Punkt 2 und 3 betreffen im Vorhinein nur wenige KUs und das Risiko von Punkt 4 ist überschaubar.
Wie starte ich am besten mit der EA-Rechnung?
Am besten so praxisnah wie möglich. Verschwenden Sie keine Zeit für Spezialfälle die für Ihre Buchhaltung aktuell nicht relevant ist. Legen Sie mit einem Geschäftskonto und Buchhaltungsprogramm los und füllen Sie dann Schritt für Schritt die Lücken in Ihrem Wissen auf
1 Geschäftskonto eröffnen
Im ersten Schritt ein geschäftliches Konto anzulegen, ist ein Quick-Win beim Umsetzen der EA-Rechnung.
In der einfachsten Form fließen nämlich alle Ihre betrieblichen Einnahmen und Ausgaben über Ihr betriebliches Konto. Ihr Kontoauszug ist damit schon die Grundaufzeichnung Ihrer EA-Rechnung.
Holvi
- Belege/Rechnungen lassen sich hochladen (auch mit Handy-App) und direkt den Buchungen zuordnen. Mit der CSV-Tabelle ist daher der Import von Belegnummer und der Einnahmen- oder Ausgaben-Art jeder Buchungszeile möglich
- Mastercard Debitkarte
- Finnischer IBAN
- Mit Einlagensicherung (über Partnerbanken)
- Ab 9 € netto pro Monat
N26 Business
- Mastercard Debitkarte mit Google/Apple Pay
- Deutscher IBAN
- 0,1 % Cashback auf Einkäufe
- Mit Einlagensicherung
- Kostenlose Kontoführung und Transaktionen
Erste Bank
- Mastercard Debitkarte mit Google/Apple Pay
- Österreichischer IBAN
- Einfache Finanzamtzahlungen
- Option der Kreditkarte (6 € pro Monat)
- Im ersten Jahr der Selbständigkeit kostenlos. Dann für Debitkarte: 2,03 € pro Monat. Ab 3. Jahr mindestens weitere 8 € pro Monat.
(*) Affiliate-Link. Sollten Sie sich für das Produkt entscheiden erhalten wir eine Provision.
2 Buchhaltungssoftware für EA-Rechnung wählen
Besser zuerst die Buchhaltung lernen und dann ein Programm suchen? Nicht unbedingt, es ist wahrscheinlich effektiver zuerst mit einem Buchhaltungsprogramm zu starten und sich so praxisnah hineinzuarbeiten.
EA-Tabelle
Verknüpft die jahrelang bewährte und erfolgreiche Funktionalität von Kalkulationsprogramme wie Excel und die österreichische EA-Rechnung. Von Einnahmen-Ausgaben-Journal, Auswertung für Formular E1A und Formular U30/U1, Anlagenverzeichnis, Wareneingangsbuch über Fahrtenbuch – die EA-Tabelle bietet alles, was das Herz eines österreichischen Unternehmers begehrt.
KU-Tabelle
Für Kleinunternehmer: Von Einnahmen-Ausgaben-Journal, Auswertung für Formular E1A und Formular U1, Anlagenverzeichnis, Wareneingangsbuch über Fahrtenbuch – die KU-Tabelle bietet alles was das Herz eines österreichischen Kleinunternehmers begehrt.
3 Grundwissen aneignen
Lesen Sie sich die kostenlosen Infomaterialien von der WKO und vom BMF, um einen guten Überblick zu erhalten.
Einnahmen-Ausgaben-Rechnung Broschüre
Von Wirtschaftskammer Österreich
WKO Broschüre herunterladen
(kostenlos – 0,3 MB – PDF – Version April 2022 – Quelle)
BMF Steuerleitfaden
Vom Bundesministerium für Finanzen
Steuerleitfaden herunterladen
(kostenlos – 4 MB – PDF – Version Juli 2019 – Quelle)
4 Fragen und Unklarheiten klären
Während Sie Ihr neues Buchhaltungsprogramm kennenlernen, werden wahrscheinlich Fragen auftauchen. Notieren Sie sich diese Fragen. Nutzen Sie die Hilfe durch das Finanzamt und/oder einen Buchhalter.
Sie haben einzelne, spezifische Fragen? Sie können Ihr zuständiges Finanzamt dazu telefonisch oder schriftlich über Finanzonline (Weitere Services > Sonstige Anträge > Sonstige Anbringen und Anfragen) befragen.
Möchten Sie sicherstellen, dass Sie die EA-Rechnung richtig verstanden haben? Machen Sie sich Notizen und besprechen Sie diese mit einem Steuerberater. Sie sparen Zeit und Geld, wenn Sie sich vor dem Treffen gut vorbereiten.
Änderungen der Einnahmen-Ausgaben-Rechnung in 2023
1 Senkung der 3. Einkommensteuerstufe
Die Einkommensteuer in der 3. Stufe (31.000 € bis 60.000 €) wird ab mit 1.7.2023 von 42 % auf 40 % gesenkt. Für die Einkommensteuererklärung 2023 wird der Mischsteuersatzes 41 % verwendet.
3 Investionsfreibetrag für bestimmte Anlagegüter
Für bestimmte Anlagegüter, die nach dem 31.12.2022 angeschafft oder hergestellt wurden und eine Nutzungsdauer von länger als 4 Jahren haben, können zusätzlich (!) zur Abschreibung, 10 % oder 15 % der Anschaffungskosten als Betriebsausgabe abzugsfähig sein.
2 GwG ab 1.1.2023 bis 1000 €
Die betragliche Grenze für die Sofortabschreibung von geringwertigen Wirtschaftsgütern, die ab 1.1.2023 erworben werden, ist von derzeit 800 € auf 1.000 € angehoben worden
4 Inflationsangepasste Steuerstufen
Kalte Progression, Ade! Der Einkommensteuertarifstufen werden nun jährlich an die aktuelle Inflation angepasst. Details.
Was war neu in 2022?
Reduzierung der Einkommensteuer 2022
Die zweite Stufe (EUR 18K – 31K) der Einkommensteuer wird am 1.7.2022 von 35 % auf 30 % reduziert. Für 2022 kommt daher in der zweiten Stufe der durchschnittliche Prozentsatz von 32,5 % zur Anwendung.
Erhöhung des Grundfreibetrags
Der Grundfreibetrag beim Gewinnfreibetrag wird 13 % auf 15 % erhöht. Der Maximalbetrag liegt bei 4.500 EUR (bisher bis zu 3.900 EUR).
Arbeitszimmer in der Wohnung
Selbst wenn der Arbeitsplatz in der Wohnung keine klare Abtrennung hat oder der Mittelpunkt der Arbeit ist, gibt es ab der Einkommensteuererklärung 2022 Möglichkeiten der steuerlichen Begünstigung. Details.
Was war neu in 2021?
Innergemeinschaftlicher Versandhandel ab 1.Juli 2021
Bereits seit 2015 müssen Unternehmer elektronisch erbrachte Leistungen (z.B. Apps, E-Books) an Nichtunternehmer (innerhalb der EU) mit dem jeweiligen Steuersatz des Empfängerlandes besteuern und dann die Umsatzsteuer über den Mini-One-Stop-Shop (MOSS) abführen (wenn 10.000 € Jahresschwelle überschritten wurde).
Neu ab 1. Juli 2021 gibt es eine weitere Regelung, die nun auch den Versand von Waren an EU-Nichtunternehmer betrifft. Z.B. Sie verkaufen und versenden Waren über einen Online-Shop an Privatkunden, die in der EU leben. Wie bei den Dienstleistungen ist nun auch hier beim Versandhandel der Umsatzsteuersatz vom Empfängerland anzuwenden (wenn 10.000 € Jahresschwelle überschritten wurde). Die Umsatzsteuer wird über den EU-One-Stop-Shop (EU-OSS) deklariert und abgeführt.
5% Sonder-Steuersatz verlängert
Vom 1.7.2020 – 31.12.2021 (31.12.2020) gibt es für Gastronomie, Beherbergung, Kultur- und den Publikationsbereich einen neuen gesenkten 5 % Steuersatz.
Was war neu für Kleinunternehmer in 2020?
Kleinunternehmergrenze wird auf 35.000 € angehoben
Vielleicht geht es sich mit der neuen 5000 € höheren Grenze aus, weiter Kleinunternehmer zu bleiben?
Wenn Ihre Kunden hauptsächlich private Kunden sind, können Sie dasselbe Produkt zu einem geringeren Preis anbieten verkaufen (ohne MwSt.). Sie sparen außerdem Zeit in der Buchhaltung
Geringwertige Wirtschaftsgüter bis 800 €
Unter 800 € geht sich schon ein schöner Computer aus. Dieser müsste ab 2020 nicht mehr ins Anlagenverzeichnis und nicht mehr über 3 Jahre abgeschrieben werden.
Gegenstände unter 800 (bisher 400 €) sind nun geringwertige Wirtschaftsgüter und dürfen sofort als Betriebsausgaben geltend gemacht werden. Eine Eintragung ins Anlagenverzeichnis ist nicht notwendig.
Pauschalierung für Kleinunternehmer
Zur Vereinfachung der Einkommensteuererklärung kann ein Kleinunternehmer jetzt wählen, ob die Einkommensteuer mit den tatsächlichen oder pauschal ermittelten Betriebsausgaben berechnet werden soll.
Die Betriebseinnahmen müssen nach, wie vor mit Belegen genau aufgezeichnet werden.
Bei der Pauschalierung wird einfach angenommen, dass die Betriebsausgaben 45 % oder für Dienstleistungsunternehmen 20 % von den Betriebseinnahmen sind.
Wenn Sie kaum Betriebsausgaben haben, können Sie also damit Einkommensteuer und Zeit sparen, weil keine Betriebsausgaben aufzuzeichnen sind.
Mit der KU-Tabelle lässt sich auch die bisher übliche Einkommensteuerklärung einfach bewältigen.
Haftungsausschluss
Die Inhalte auf dieser Seite wurden zwar mit Sorgfalt erstellt, garantieren aber keine Rechtssicherheit oder Aktualität. Der Ersteller ist nicht berechtigt, buchhalterische Auskünfte zu geben. Bitte lesen Sie selbst die offiziellen Publikationen des BMF und der WKO bzw. lassen Sie sich von Ihrem Finanzamt oder einem zertifizierten Steuerberater beraten.
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