PayPal Kontoauszüge in Excel-Buchhaltung importieren

Inhaltlich aktualisiert am: 14.03.2022

PayPal Logo

Viele verwenden einen geschäftlichen PayPal-Account um zu Bezahlen bzw. auch um Zahlungen zu empfangen. Wie verbucht man diese Zahlungen in der Einnahmen-Ausgaben-Rechnung? Und gibt es einen einfachen Weg die Transaktionen in die eigene Excel-Buchhaltung zu importieren?

Leider gibt es keine automatische Auszahlung von PayPal auf das Geschäftskonto. Sie müssen also selbst vielleicht immer am Ersten des Monats oder wer das Geld nicht dringend braucht quartalsmäßig an Ihr Geschäftskonto überweisen. Passend dazu kann der Exportzeitraum des Kontoauszugs auch monatlichen oder quartalsmäßigen erfolgen.

Vorweg zu den PayPal-Gebühren: Sollte ich die PayPal-Gebühren gleich von den Beträgen abziehen?

Nein, wir verwenden nur die Bruttobeträge. Also die Beträge ohne Abzug der PayPal-Gebühren. Die PayPal-Gebühren verbuchen wir getrennt als Betriebsausgaben. Die PayPal-Gebühren werden auf dem PDF-Kontoauszug von PayPal ausgewiesen.

Schritt 1: Beleg für Transaktionsgebühren herunterladen

1. Bei PayPal einloggen. Unter Aktivitäten > Alle Berichte > Abrechnungen > Benutzerdefiniert den PDF-Kontoauszug anfordern.

PayPal Abrechnung PDF herunterladen

2. Im PDF-Kontoauszug finden Sie die Gebühren, die Sie als Betriebsausgaben geltend machen können. Die PDF-Datei dient als Beleg und der Betrag ist umsatzsteuerfrei

PayPal Gebühren am PDF Kontoauszug

Schritt 2: Aktivitäten als CSV-Datei exportieren

1. Auf Aktivitäten > Alle Berichte klicken.

PayPal Bericht Menü

Warum Aktivitäten und nicht der Kontoauszug? Weil der Aktivitätenbericht umfangreicher ist, was z. B. später die manuelle Zuordnung des richtigen EU-Steuersatzes erleichtern kann.

2. Auf Aktivitäten herunterladen: Alle Transaktion, den Zeitraum auswählen, Format: CSV dann Bericht erstellen. Die CSV-Datei herunterladen

PayPal Aktivität erstellen und herunterladen

3. CSV-Datei mit UTF-8 Formatierung, Komma-Trennung öffnen (in LibreOffice) oder importieren (in Google Tabellen oder Microsoft Excel).
Die Daten dann ins Blatt paypal einfügen (nur Werte)

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