Begriffe aus der Einnahmen-Ausgaben-Rechnung

Inhaltlich aktualisiert am: 12.03.2022

Belegnummer

Die Belegnummer ist eine chronologisch aufsteigende laufende Nummer, um a.) Einnahmen- oder Ausgaben-Zeilen mit dem b.) dazugehörigen Beleg (z. B. Rechnung) und der c.) Buchungszeile am Kontoauszug zu verknüpfen. Sie dürfen Belegnummer in sogenannte Belegkreise gruppieren. 

  • Die goldene Regel der Belege: Keine Buchung ohne Beleg! Sie müssen jede Zeile in Ihrer Buchhaltung dem Finanzamt „erklären“ können
  • Sortieren Sie Ihre Belege chronologisch aufsteigend. Das ist üblicherweise so, wie die Buchungszeilen am Kontoauszug aufscheinen oder als Zahlung eingegangen sind
  • Überspringen Sie keine Nummer
  • Damit Sie den Beleg später wieder schnell finden, sollten Sie die Belegnummer auch am Beleg selbst vermerken. Auf einem Papierbeleg notieren bzw. bei einem PDF-Beleg z. B. im Dateinamen.

Wenn also das Finanzamt sagt:
Wo ist der Beleg für die Belegnummer XY?
Dann sollten Sie genau wissen, in welchem Ordner (physisch oder digital) der Beleg zu finden ist.

Übrigens: Die Belegnummer ist nicht mit der Rechnungsnummer zu verwechseln, denn oft werden Rechnungen nicht in der Reihenfolge, in der sie ausgestellt wurden, bezahlt.

Belegkreise

Sie können ein Präfix vor die Belegnummer schreiben, um Belege zu gruppieren und so einen Belegkreis zu bilden. Z. B. Alle Ausgaben-Belegen beginnen mit „A“: A1, A2, A3, …

z. B.: A-01-1
A = Alle Belege aus dem Ausgaben-Journal
01 = Monat Jänner
1, 2, 3, usw. = Lfd. Nummer

Falls Sie z. B. Ausgaben mit verschiedenen Zahlungsmethoden bezahlen, können Sie z.B. für jede Zahlart einen eigenen Belegkreis erstellen.

z. B. A-01-PP-1
01 = Monat Jänner
PP = Alles das am PayPal Kontoauszug zu finden ist
1, 2, 3, usw. = Lfd. Nummer

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