Ausgaben in der EA-Rechnung
Was sind Ausgaben?
Das sind die Geldbeträge, die von Ihnen wegfließen. Dazu zählen Barausgaben, Überweisungen und Abbuchungen von Ihrem Konto oder Bezahlungen mit Kreditkarte/PayPal. Im Gegensatz dazu sind die Einnahmen.
Nicht alles, was von Ihrem Geschäftskonto wegfließt, wird einkommensteuerrechtlich als Ausgabe verstanden.
Um Betriebsausgabe handelt es sich nur dann, wenn die Ausgaben durch die betriebliche Tätigkeit entsteht und aus Sicht des Unternehmers dem Betrieb dienen und nicht unter das Abzugsverbot – § 20 EStG – fallen.
Privatausgaben sind Ausgaben für Ihre privaten Interessen oder Lebensführung. Für die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung sind sie nicht von Bedeutung. Zum Beispiel, wenn Sie Geld von Ihrem geschäftlichen Konto auf Ihr Privatkonto überweisen. Oder wenn ein Geografielehrer für sich eine Wanderkarte kauft.
Gemischte Ausgaben (od. Mischaufwendung) sind Betriebsausgaben, bei denen ein privater Anteil vorhanden ist. Etwa beim Kauf eines Smartphones, das zum Teil auch für private Zwecke verwendet wird. Wichtig ist, dass eine klare und eindeutige Trennung zwischen privat und geschäftlich möglich ist, sonst zählt die Ausgabe in voller Höhe als Privatausgabe (gzf-20 S.123).
Aufbau in EA/KU-Tabelle
Belegnummer
PFLICHTFELD
Siehe Belegnummer und zur Gruppierung von Belegnummern bei verschiedenen Zahlarten: Belegkreise
Monat und Tag
PFLICHTFELD
In der EA-Rechnung gilt grundsätzlich das Datum, an dem die Ausgabe bezahlt wurde, bzw. das Datum, an dem Einnahme erhalten wurde. Das wird auch als „Zufluss-/Abflussprinzip“ bezeichnet.
Wählen Sie also den Monat bzw. Tag, in dem Sie eine Leistung oder Ware bezahlt haben, also am Kontoauszug aufscheint.
Ausnahme Anlagengüter (AG): Bei Anlagegütern gilt nicht das Datum der Bezahlung, sondern das Datum der Inbetriebnahme oder Herstellung. siehe Tabellenblatt AV
Kommentar
Eine genaue Beschreibung jeder Buchungszeile ist zwar nicht zwingend notwendig, könnten Ihnen aber dabei helfen Einnahmen und Ausgaben später schneller zu identifizieren.
Tipp: Nutzen Sie diese Spalte unbedingt für Korrekturbuchungen, damit Sie diese Zeilen später selbst nachvollziehen können.
ZAHLART
Mit welchem Zahlungsmittel haben Sie die Ausgabe bezahlt bzw. die Einnahme erhalten?
Wählen Sie eine der Zahlarten, die Sie im Blatt Einstellungen definiert haben.
Warum eine Zahlart angeben?
- Sie sehen auf einem Blick auf welchem Kontoauszug Sie die Ausgaben bzw. Einnahmen finden
- Sie können die Brutto-Beträge im Blatt Zahlarten auswerten. Durch die Prüfsummen können Sie damit sicherstellen, dass keine Buchungszeile übersehen wurden.
Falls Sie die Zelle leer lassen, wird der Betrag automatisch im Blatt ZA unter OHNE TRANSAKTION eingeordnet
Projekt
Damit ordnen Sie eine Einnahme oder Ausgabe einem im Blatt Einstellungen definierten Projekt zu.
Die Eingabe ist optional und wenn Sie die Zelle leer lassen, wird der Betrag automatisch dem Projekt ALLGEMEIN zugeordnet.
Ausgaben-Art
PFLICHTFELD
Mit Ausnahme des Fahrtenbuches muss in der EA-Tabelle jede betriebliche Ausgabe einer Ausgaben-Art bzw. jede betriebliche Einnahme einer Einnahmen-Art zugeordnet werden.
Die EA-Arten sind notwendig für die Berechnung der Kennzahlen im Blatt E1A und zur Ermittlung des betrieblichen Anteils (siehe Spalte BTR-ANTEIL %), die direkt aus dem Blatt Einstellungen bezogen werden.
EA-Arten sind ein mächtiges Werkzeug, um Einnahmen/Ausgaben, die mehrfach vorkommen, zu gruppieren und diese im Blatt BE-ART und BA-ART nach ihrer Wirtschaftlichkeit auszuwerten.
Betrag Brutto €
PFLICHTFELD
Geben Sie den brutto Eurobetrag, also den Betrag inklusive der Steuer, ein. Das ist üblicherweise der Betrag, der am Kontoauszug aufscheint.
Dieser Wert ist die Grundlage für die Berechnung der BETR-AUSGABE € und wird im Blatt ZA bzw. UST direkt verwendet. Der Wert darf also nicht leer bleiben.
Tipp: Als Gedächtnisstütze für brutto und netto merken Sie sich einfach, dass netto mit N wie niedriger beginnt. Brutto ist also der größere und Netto der kleinere Betrag.
Umsatzsteuer-Art
| Keine Angabe (leere Zelle) = 0 % |
Wird als nicht steuerbare Ausgabe verstanden. Das bedeutet, die EA-Tabelle berücksichtigt den Betrag nicht für Berechnungen der Umsatzsteuer (im Blatt UST). Deshalb werden Kleinunternehmer bei den meisten Ausgaben diese Spalte leer lassen. |
| Reverse Charge 20 | 10 | 13 % |
Reverse Charge (der englische Begriff innerhalb der EU) steht für Leistungen, bei denen die Steuerschuld (VAT) auf den Leistungsempfänger übergeht. Je nachdem wie die dieselbe Leistung von inländischem Leistungserbringer zu versteuern wäre, ist 10%, 13% oder (üblicherweise) 20% auszuwählen. Die 4 Anwendungsfälle der Reverse Charge Vorsteuer-ArtDas sind alle betrieblichen Ausgaben für Leistungen, die im Formular U30/U1 unter der Kennzahl 057 zu deklarieren sind.
Quelle: Formular U1a 2018 S.3 Zahl 19 Fall 1 kommt mit Sicherheit am häufigsten vor: Sie als Unternehmer beziehen eine Dienstleistung von einem ausländischen Unternehmen. Im Internetzeitalter kommt das sehr häufig vor: Logo von einem Designer aus Indien, Werbeanzeigen von einer Firma in Deutschland, usw. Die Umsatzsteuerschuld geht in diesen Fällen auf Sie als Rechnungsempfänger über. Bei der Rechnungslegung ist u. a. die UID-Nummer und ein Hinweis auf die Steuerschuld Voraussetzung. Reverse Charge als KleinunternehmerVon der Reverse Charge Regelung sind auch Kleinunternehmer nicht ausgenommen.
Quelle: WKO 01.2019 Ausgaben dieser Art müssten in der EA-Tabelle mit „Reverse Charge 20%“ erfasst werden. Kleinunternehmer und die UID-NummerAls Kleinunternehmer brauchen Sie im Fall von Reverse Charge eine eigene UID-Nummer, um eine korrekte Rechnung ohne USt. erhalten zu können. Haben Sie keine UID-Nummer müsste die Rechnung ausländische USt. enthalten und zudem müssten Sie noch die österreichische USt. bezahlen! Kann ein Kleinunternehmer eine UID-Nummer beantragen, ohne auf die Kleinunternehmerregelung zu verzichten?
Quelle: WKO 01.2019 Hinweis: Die EA-Tabelle nimmt an (!), dass Sie vorsteuerabzugsberechtigt sind und zieht die entstandene Umsatzsteuer automatisch als Vorsteuer über die Kennzahl 066 wieder ab. Die KU-Tabelle macht die aus Reverse Charge entstandene Umsatzsteuer geltend und ist unter ANS FINANZAMT ZU ZAHLEN enthalten. Kleinunternehmer müssen die Umsatzsteuer quartalsmäßig (siehe WKO Steuerzahlungstermine > Umsatzsteuer) dem Finanzamt überweisen. Eine Umsatzsteuervoranmeldung (UVA) ist ohne Aufforderung vom Finanzamt nicht notwendig (Quelle BMF SelbstständigenBuch Juli 2017 S. 58). Am Jahresende ist allerdings eine Umsatzsteuerjahreserklärung U1 zu erstellen. |
| IG-Erwerb 20 | 13 | 10 | 5 % |
Der Innergemeinschaftlicher Erwerb steht für Warenlieferung, die Sie steuerfrei von einem anderen EU-Unternehmer erhalten haben. Voraussetzung war eine korrekte Rechnungslegung mit Hinweis und Ihrer UID-Nummer. Die Umsatzsteuerschuld ist dabei auf Sie übergegangen. Kleinunternehmer und der IG-ErwerbKleinunternehmer gelten im Normalfall als „Schwellenerwerber“. Schwellenerwerber dürfen in Österreich in einem Kalenderjahr € 11.000,- (Schwelle im Jahr 2019) aus dem EU-Drittland mit der ausländischen USt erwerben (z. B. Waren aus Deutschland mit 19 % USt kaufen) . Übersteigen die Erwerbe aus dem EU-Ausland diese Schwelle, muss zusätzlich zur ausländischen USt, auch noch die österreichische Steuer in Form von Erwerbssteuer dem FA abgeführt werden. Alternativ kann ein Kleinunternehmer schriftliche auf die Erwerbsschwelle verzichten und eine UID-Nummer beantragen. Dann kann der Kleinunternehmer ohne ausländische USt aus dem EU-Ausland einkaufen und der Erwerb wird nur einmalig in Österreich versteuert. Quelle und mehr Details: WKO 01.2019 In der KU-Tabelle: Bei Erwerben, die über die Jahresschwelle hinausgehen oder wenn Sie überhaupt auf Erwerbsschwelle verzichtet haben, wählen Sie bei aus Ausgaben dieser Art IG-Erwerb 20%, IG-Erwerb 13% oder IG-Erwerb 10% aus. Je nachdem wie die hoch die UST bei einem ähnlichen Einkauf in Österreich ausgefallen wäre. Die EA-Tabelle nimmt an (!), dass Sie vorsteuerabzugsberechtigt sind und zieht die resultierende USt durch die Kennzahl 065 als Vorsteuer wieder ab. |
| 20 | 10 | 13 | 5 % VST (nur EA-Tabelle) | Steht für die klassischen Vorsteuersätze. Abhängig vom Bruttobetrag (siehe Spalte BRUTTO €), wird der entsprechende Betrag in der Spalte VORSTEUER € ausgerechnet. |
| Bauleistungen 20 % (nur EA-Tabelle) | Ähnlich zum Reverse Charge geht bei bestimmten inländischen Bauleistungen die Steuerschuld auf den Empfänger über. Die EA-Tabelle nimmt an (!), dass Sie vorsteuerabzugsberechtigt sind und zieht die entstandene Umsatzsteuer automatisch als Vorsteuer über die Kennzahl 082 wieder ab. |
| EUST 20 % (nur EA-Tabelle und nur im WEB auswählbar) |
Die Einfuhrumsatzsteuer fällt beim Import von Waren aus dem Nicht-EU-Ausland an und wird an die Zollbehörden entrichtet. Falls eine Berechtigung zum Vorsteuerabzug besteht, kann der an die Zollbehörde bezahlte USt-Betrag (nicht die Bemessungsgrundlage) als Ausgabe im Blatt A der EA-Tabelle deklarierte werden. Diese Ausgabe wird nicht in die Gewinnermittlung miteinbezogen, sondern wird nur im Blatt UST unter der Kennzahl 061 als Vorsteuer geltend gemacht. Tipp: Behalten Sie alle Zoll-, Rechnungs- und Importbelege im Original auf. |
BETR-ANTEIL %
AUTOMATISCHE BERECHNUNG
Der betriebliche Anteil wird basierend auf der Einnahmen- bzw. Ausgaben-Art aus dem Blatt Einstellungen bezogen.
Eine leere Zelle steht für 100 % – eine vollständig betriebliche Einnahme bzw. Ausgabe ohne Privatanteil.
Der betriebliche Anteil bestimmt, wie viel % des BRUTTO €-Betrags in Form von der BTR-AUSGABE € bzw. BETR-EINNAHME € in die Einkommensteuerberechnung mit einfließt.
NUR IN DER EA-TABELLE:
Speziell bei Ausgaben beeinflusst der betriebliche Anteil außerdem, wie viel Umsatzsteuer für die private Nutzung in Form von Eigenverbrauchssteuer (siehe EGNVBR-ST) zu bezahlen ist.
BETR-AUSGABE €
AUTOMATISCHE BERECHNUNG
Steht für betriebliche Einnahme oder Ausgabe und ist der Betrag, der für die Berechnung der Einkommensteuer (Blatt E1A), im Blatt Gewinn, Projekte, A-ART und E-ART verwendet wird. Das ist der Netto-Betrag unter Berücksichtigung des betrieblichen Anteils.
BETR-EINNAHME|AUSGABE = NETTO (BRUTTO – UMSATZSTEUER|VORSTEUER) * BETR-ANTEIL%
Tipp: Die EA-Tabelle arbeitet mit den Netto-Beträgen und verwendet somit das Umsatzsteuer-Netto-System
EGNVBR-ST (Nur EA-Tabelle)
AUTOMATISCHE BERECHNUNG
Um zu verhindern, dass Unternehmer umsatzsteuerfrei Gegenstände und Leistungen für private Zwecke nützen, gibt es die Eigenverbrauchssteuer.
Beispiel: Sie arbeiten von zu Hause aus über das Internet. Die Kosten für den Internetanschluss sind eine berechtigte betriebliche Ausgabe mit Privatanteilen. Würde Sie in diesem Fall die volle Vorsteuer abziehen, hätten Sie im Vergleich zu einem Nicht-Unternehmer eine billigere, nämlich umsatzsteuerfreie Internetverbindung. Das wäre doch unfair!
Die Eigenverbrauchssteuer soll den Steuervorteil von Unternehmern bekämpfen und kommt daher nur bei Ausgaben mit Privatanteilen (= BTR-ANTEIL % kleiner 100 %) infrage.
Beispiel: Ein Internetanschluss wird zu 60 % private genützt (daher BTR-ANTEIL % = 40 %) und es wurden €10 als Vorsteuer geltend gemacht. Dem Finanzamt müssen €6 in Form von Eigenverbrauchsteuer wieder rückerstattet werden.
In der EA-Tabelle wird die BMG der Eigenverbrauchsteuer im Blatt UST durch die Kennzahl 001 deklariert und je nach UMSATZSTEUER-ART über die Kennzahlen 022, 029 und 006 als Umsatzsteuer geltend gemacht.
Vorsteuer € (nur EA-Tabelle)
AUTOMATISCHE BERECHNUNG
Der Vorsteuerbetrag, der für eine betriebliche Ausgabe beim FA geltend gemacht wird. Der Betrag dient für Sie als Kontrollsumme.
Der Betrag wird basierend auf BRUTTO € und der VORSTEUER-ART berechnet und wird nur bei den Steuersätzen 20% VST, 10% VST, 13% VST angezeigt – ansonsten bleibt die Zelle leer. Das Blatt UST greift direkt auf diese Beträge für Berechnungen zu – was Sie sehen, wird also tatsächlich geltend gemacht.
Ist der BTR-ANTEIL % über 10 % (siehe unter 10% betr. Anteil) wird immer die volle Vorsteuer geltend gemacht. Privatanteile werden über die EGNVR-ST berücksichtigt.
Beispiele: Wie verbuche ich in der EA-Tabelle …
... Geschäftsessen (Werbung)?
Vorweg gesagt: Sie finden diesen Fall in den Beispieldaten der Tabellen.
In der KU-Tabelle:
- Erstellen Sie im Blatt Einstellungen eine Ausgaben-Art und nennen Sie diese beispielsweise Geschäftsessen 50 % Privatanteil und legen Sie unter BETR. ANTEIL % einen 50 % betrieblichen Anteil fest.
- Wählen Sie im Blatt A diese Ausgaben-Art aus.
In der EA-Tabelle:
- Verwenden Sie nicht die betriebliche Anteil-Funktion der EA-Tabelle. Die Ausgaben-Art z. B. Geschäftsessen ist daher 100 % betrieblich (BETR. ANTEILE % leer lassen).
- Pro Steuersatz (10%, 20%) benötigen wir zwei Buchungszeilen
- Zuerst fassen Sie die Ausgaben nach Ihren Steuersätzen 10 % und 20 % MwSt. zusammen.
- Machen Sie in der ersten Zeile 100 % der Ausgabe und Vorsteuer geltend. (Damit wurde sowohl die Vorsteuer und als auch die betriebliche Ausgabe vollständig geltend gemacht). Wir dürfen aber, wie vom Gesetz aus, nur 50 % der Ausgabe geltend machen.
- Deshalb ziehen wir in einer weiteren Buchungszeile die Hälfte der betrieblichen Nettoausgabe (=BETR-AUSGABE € / 2) mit negativen Vorzeichen wieder ab. Die VORSTEUER-ART lassen wir dabei leer und damit bleibt die Vorsteuer unberührt.
- Die Buchungszeilen haben alle dieselbe Belegnummer.
Wann steht bei einem Geschäftsessen der Vorsteuerabzug zu?
Die Kosten für Geschäftsessen mit Kunden stellen unter der Voraussetzung, dass es sich um eine werbliche Maßnahme (z. B. Geschäftsanbahnung) handelt, einkommensteuerrechtlich zu 50% Betriebsausgaben dar.
Die damit zusammenhängende Vorsteuer ist jedoch zur Gänze abzugsfähig, wenn der Unternehmer den nahezu ausschließlichen Werbezweck der Bewirtung durch entsprechende zeitnahe Aufzeichnungen nachweisen kann.
Die betreffende Restaurantrechnung muss die gesamte Konsumation im Detail enthalten:
2 kl. Mineral, 1 gr. Apfelsaft, 1/4 Veltliner, 1 Krügel Zwickl, 3 Leberknödelsuppen, 1 Wiener Schnitzel, 2 Schweinsbraten, 2 Melange, 1 kl. Kaffee.
Die bloße Bezeichnung „Speisen und Getränke“ auf der Rechnung würde keine Berechtigung zum Vorsteuerabzug vermitteln!
Quelle: BMF SelbstständigenBuch Juli 2017 , S. 55 Beispiel
... private Einnahmen und Ausgaben?
Falls Sie dennoch private Buchungszeilen aufzeichnen möchten, erstellen Sie im Blatt Einstellungen eine neue Ausgaben- oder Einnahmen-Art und definieren Sie BETR. ANTEILE % mit 0 %.
... eine Ausgabe mit Privatanteile (Eigenbedarf)?
Beispiel: Handvertrag mit 60 % Privatanteilen
- Legen Sie im Blatt Einstellungen > Ausgaben-Arten eine neue Art Handyvertrag 60% Privat
- Schreiben Sie 40% oder 0.4 in der Spalte BETR. ANTEILE % (Zelle rechts daneben)
- Wählen Sie im Blatt A die AUSGABEN-ART Handyvertrag 60% Privat aus.
Die EA-Tabelle zieht nun automatischen den Privatanteil vom Brutto-Betrag ab. In der VST-Version wird für die 60% Privatanteile eine Eigenverbrauchssteuer berechnet.
... bei einer Ausgabe nur die Vorsteuer? (nur in EA-Tabelle)
- Zeile: die volle VORSTEUER und BTR-AUSGABE geltend machen
- Zeile: die BTR-AUSGABE durch BRUTTO € Betrag mit negativen Vorzeichen und leerer VORSTEUER-ART wieder abziehen
Wann nützlich?
Z. B. bei Geschäftsessen: man darf 100 % der Vorsteuer aber nur 50 % der Ausgabe geltend machen.
1. Buchungszeile
- Machen Sie 100 % der betrieblichen Ausgabe und Vorsteuer geltend. Lassen Sie die Spalte ZAHLART leer.
- In der Spalte VORSTEUER € sehen Sie, ob der welcher Vorsteuer-Betrag geltend gemacht wurde.
In der Spalte BTR-AUSGABE € sehen Sie die betriebliche Ausgabe die geltend gemacht wurde.
2. Buchungszeile
- Vergeben Sie dieselbe Belegnummer, denselben Monat, etc.
- Vergeben Sie für BRUTTO € den negativen Wert (negatives Vorzeichen) der BTR-AUSGABE € von der vorherigen Zeile.
Die Spalte BTR-AUSGABE € wird dadurch wieder abgezogen und die Summe ist 0. - Lassen Sie Spalte VORSTEUER-ART leer. Die Vorsteuer bleibt damit unberührt.
... eine Ausgabe mit unter 10 % betrieblichen Anteil? (nur in EA-Tabelle)
Beispiel:
Ein Unternehmer verwendet einen PC zu 60% unternehmerisch und zu 40% privat. Er hat die Möglichkeit, den PC zur Gänze (100% Vorsteuerabzug, 40% Eigenverbrauch), zu 60% (60% Vorsteuerabzug, kein Eigenverbrauch), dem Unternehmensbereich oder zur Gänze dem nichtunternehmerischen Bereich (kein Vorsteuerabzug, kein Eigenverbrauch, kein Hilfsgeschäft) zuzuordnen.
Wird der PC nur zB zu 5% unternehmerisch genutzt, ist eine Zuordnung zum Unternehmensbereich und somit ein Vorsteuerabzug nicht zulässig.
Quelle: UStR 2000 § 12 UStG 1994
Falls das bei Ihnen der Fall können Sie einfach im Blatt Einstellung unter BETR. ANTEIL % den jeweiligen Prozentsatz festlegen. Die EA-Tabelle wird für jene Ausgaben-Arten automatisch (im Blatt A) keine Vorsteuer berechnen.
Ausnahmen DER Vorsteuerabzug 10% Grenze
Z.B. bei Gebäuden die gemischt betrieblich und privat genützt werden.
Beispiel: Ein Unternehmer errichtet im Jahr 2006 ein Einfamilienhaus mit Büroraum. Der Büroraum beträgt 7% der Nutzfläche des Gebäudes und wird ausschließlich zur Erzielung von steuerpflichtigen Umsätzen genutzt. Der Rest des Gebäudes dient privaten Wohnzwecken. Der Vorsteuerabzug für die privat genutzten Räume ist ausgeschlossen (zur Berechnung siehe Rz 1919b). Der Vorsteuerabzug für den Büroraum (7%) steht – trotz Nichterreichens der 10%-Grenze des § 12 Abs. 2 Z 1 UStG 1994 – zu.
Quelle: UStR 2000 § 12 UStG 1994
In diesem Fall verwenden Sie bitte nicht die betriebliche Anteil-Funktion der EA-Tabelle, sondern geben Sie in der Spalte BRUTTO € (im Blatt A) direkt den Betrag ein, den Sie als betriebliche Ausgabe geltend machen dürfen. Dadurch wird auch die Vorsteuer geltend gemacht.
... eine betr. Ausgabe ohne Vorsteuer? (nur in EA-Tabelle)
Einfach die Spalte VORSTEUER-ART leer lassen
Wann nützlich?
Z. B. bei einer Rechnung aus einem Drittland, die keine UST enthält.
Haftungsausschluss
Die Inhalte auf dieser Seite wurden zwar mit Sorgfalt erstellt, garantieren aber keine Rechtssicherheit oder Aktualität. Der Ersteller ist nicht berechtigt, buchhalterische Auskünfte zu geben. Bitte lesen Sie selbst die offiziellen Publikationen des BMF und der WKO bzw. lassen Sie sich von Ihrem Finanzamt oder einem zertifizierten Steuerberater beraten.
Wie kann man die Kaution für ein Mietobjekt in der Einnahmen-Ausgaben-Rechnung berücksichtigen?
Ich bin der Meinung, dass die Kaution gar keine Betriebsausgabe ist, da Sie diese ja im Normalfall wieder zurückerhalten.
Bitte erkunden sich dazu bei Ihrem Steuerberater oder zuständigem Finanzamt. Als Leseempfehlung: Betriebsausgaben bei der Gewinnermittlung (PDF der WKO)
Wie soll ich mit Finanzamtszahlungen und Sozialversicherungsbeiträgen in der Tabelle umgehen? Einfach löschen?
Finanzamtszahlungen für Umsatzsteuer und Einkommensteuer sind eigentlich für unsere EA-Rechnung nicht von Bedeutung.
Die Grundbeiträge (nicht die Selbstbehalte) der SV hingegen schon. Dazu gibt es die Ausgaben-Art „SV-Beiträge“.
Unter welche Ausgabensart fällt Weiterbildung, u.a. Kauf eines Onlinekurses?