Das Anlagenverzeichnis und AfA in Österreich

Der komplizierteste Teil der EA-Rechnung so einfach wie möglich erklärt. Und konkret, wie man ein Anlagenverzeichnis aufbauen kann.

Zuletzt aktualisiert am 31.10.2022 und bewertet mit 2.9 (49 Bewertungen)

Erstmal eine Übersicht der vielen Fachbegriffe zum Thema Anlagenverzeichnis

Kleinunternehmer: Diese Thema AfA und Anlagenverzeichnis betrifft Sie auch! Einziger Unterschied ist, dass Ihre Anschaffungs- und Herstellungskosten inkl. Umsatzsteuer, also brutto sind.

Anlagegüter (AG)

Aufwendungen zur Anschaffung oder Herstellung von abnutzbaren und nicht abnutzbaren Anlagegütern dürfen nicht im Zeitpunkt der Bezahlung als Betriebsausgaben abgesetzt werdenEstR 2000, KZ 665

„Anlagegüter“ (AG) sind Wirtschaftsgüter (oft Gegenstände) die mehr als 1 Jahr in Ihrem Betrieb dienen. Die Kauf- oder Herstellungskosten dieser Gegenstände sind als Investition zu verstehen. Der gekaufte Gegenstand hat einen Eigenwert und deshalb ist mit der Anschaffung selbst nichts vom Betrieb „weggeflossen“ und ist damit auch keine Betriebsausgabe (siehe Zufluss-Abfluss-Prinzip).  
Bei nicht abnutzbaren Wirtschaftsgütern“, wie Grundstücken, Kunstwerken oder Antiquitäten, findet auch keine Abnutzung und damit auch keine Betriebsausgabe statt.
Abnutzbare Anlagegüter: Maschine, Auto, Kamera, Laptop

Bei abnutzbaren Wirtschaftsgütern, wie Computern, Websites, Drucker, Möbel, hingegen findet mit der Zeit ein Wertverlust statt. Diesen Wertverlust können Sie jährlich in der Form der Absetzung für Abnützung (AfA) als Betriebsausgabe geltend machen.

Absetzung für Abnützung (AfA)

Wenn Sie die Anschaffungskosten oder Herstellungskosten Ihres abnutzbaren Wirtschaftsguts nicht sofort vollständig als Betriebsausgabe geltend machen dürfen, sondern nur über einen Zeitraum verteilt absetzen dürfen, dann bezeichnet man das als AfA (Absetzung für Abnützung).

Steuertipp: Es müssen nicht unbedingt neue Wirtschaftsgüter sein. Z. B. Der Schreibtisch, Sessel, Regale, Fachbibliothek eines Medizinstudenten und der nun Arzt geworden ist, könnten u.U. als Sacheinlagen steuerliche geltend gemacht werden. Das Aufheben von Rechnungen zahlt sich immer aus!

Lineare AfA (klassische Methode)

Bei Wirtschaftsgütern, deren Verwendung oder Nutzung durch den Steuerpflichtigen zur Erzielung von Einkünften sich erfahrungsgemäß auf einen Zeitraum von mehr als einem Jahr erstreckt (abnutzbares Anlagevermögen), sind die Anschaffungs- oder Herstellungskosten gleichmäßig verteilt auf die betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer abzusetzen (lineare Absetzung für Abnutzung). Die betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer bemißt sich nach der Gesamtdauer der Verwendung oder Nutzung.EStG 1988 § 7 Abs. 1

Bei der linearen AfA wird derselbe fixe Betrag jedes Jahr abgeschrieben: Statt also auf einmal 100 % der Ausgaben geltend zu machen, dürfen Sie bei einer geplanten Nutzungsdauer von 10 Jahren, nur jedes Jahr 10 % vom Preis als Betriebsausgabe abschreiben/absetzen.

Beispiel: Maschine mit 1000 € Anschaffungskosten und 10 Jahre Nutzungsdauer linear abschreiben:

  1. Jahr: AfA-Betrag: 100 €; Restbuchwert: 900 €
  2. Jahr: AfA-Betrag: 100 €; Restbuchwert: 800 €
  3. Jahr: AfA-Betrag:  100 €; Restbuchwert: 700 €.
  4. usw. und nach 10 Jahren ist alles abgeschrieben.

Degressive AfA

Die Absetzung für Abnutzung kann auch in fallenden Jahresbeträgen nach einem unveränderlichen Prozentsatz von höchstens 30% erfolgen (degressive Absetzung für Abnutzung). Dieser Prozentsatz ist auf den jeweiligen Buchwert (Restbuchwert) anzuwenden und ergibt den jeweiligen Jahresbetrag.EStG 1988 § 7 Abs. 1a

Für bestimmte Wirtschaftsgüter (es gibt Ausnahmen), die ab dem 1. Juli 2020 angeschafft oder hergestellt, worden sind, gibt es die Möglichkeit der degressiven Abschreibung. Dabei wird kein fixer Betrag, sondern ein fixer Prozentsatz (max. 30 %) vom Restbuchwert abgeschrieben.

Von der degressiven Absetzung für Abnutzung sind ausgenommen: EStG 1988 § 7 Abs. 2

Unter EStG 1988 § 7 Abs. 1 A-D finden Sie eine Liste mit Wirtschaftsgütern, bei denen die degressive Abschreibung nicht gemacht werden darf.

Der Übergang von der degressiven Absetzung für Abnutzung zur linearen Absetzung für Abnutzung ist mit Beginn eines Wirtschaftsjahres zulässig. In diesem Fall bemisst sich die lineare Absetzung für Abnutzung vom Zeitpunkt des Übergangs an nach dem dann noch vorhandenen Restbuchwert und der Restnutzungsdauer des einzelnen Wirtschaftsguts. Der Übergang von der linearen Absetzung für Abnutzung zur degressiven Absetzung für Abnutzung ist nicht zulässig. EStG 1988 § 7 Abs. 2

Sie dürfen von der degressiven auf die lineare Abschreibung umsteigen, nicht aber umgekehrt. Wie Sie im folgenden Beispiel sehen ist es sogar absolut sinnvoll nach gewisser Zeit auf die lineare Abschreibung umzustellen:

Beispiel: Maschine mit 1000 € Anschaffungskosten und 10 Jahre Nutzungsdauer degressiv abschreiben:

  1. Jahr: AfA-Betrag: 1000 € x 30 % = 300 €; Restbuchwert: 700 €
  2. Jahr: AfA-Betrag: 700 € x 30 % = 210 €; Restbuchwert: 490 €
  3. Jahr: AfA-Betrag: 490 € x 30 % = 147 €; Restbuchwert: 343 €
  4. Jahr: AfA-Betrag: 343 € x 30 % = 102,90 €; Restbuchwert: 240,10 €
  5. Jahr: AfA-Betrag: 240,10 € x 30 % = 72,03 €; Restbuchwert: 168,07 €
  6. Jahr: AfA-Betrag: 168,07 € x 30 % = 50,42 €; Restbuchwert: 117,65 €
  7. Jahr: AfA-Betrag: 117,65 € x 30 % = 35,30 €; Restbuchwert: 82,35 €
    Umstieg auf lineare AfA, weil größere Abschreibung möglich: Restjahre: 3 Jahr, AfA-Betrag: 117,65 / 3 = 39, 21 €;  Restbuchwert: 78,44 €
  8. Jahr: AfA-Betrag: 39, 21 €; Restbuchwert: 39,23 €
  9. Jahr: AfA-Betrag: 39, 21 €; Restbuchwert: 0,02 €
Ob das wirklich ein Vorteil ist, in den ersten Jahren mehr abschreiben zu können, darüber müssen Sie selbst urteilen. Auf alle Fälle konnten wir das Anlagegut im Vergleich zur rein linearen Abschreibung um ein Jahr früher vollständig abschreiben. Aber Sie sehen auch, dass wir im 7. Jahr auf die lineare Abschreibung umstellen mussten. Denn mit der degressiven AfA allein kann man ein AG nie vollständig abschreiben.

Halbjahres-AfA

Wird das Wirtschaftsgut im Wirtschaftsjahr mehr als sechs Monate genutzt, dann ist der gesamte auf ein Jahr entfallende Betrag abzusetzen, sonst die Hälfte dieses Betrages.EStG 1988 § 7 Abs. 2

Sie dürfen im 1. Jahr nur die gesamte berechneten Absetzung geltend machen, wenn Sie das Anlagegut vor dem 1. Juli in Betrieb genommen haben. Ist das nicht der Fall ist, darf man im ersten Jahr nur die sogenannte Halbjahres-AfA geltend machen.

Beispiel: Maschine mit 1000 € Anschaffungskosten und 10-jähriger Nutzungsdauer, Inbetriebnahme am 1. Juli: 

  1. Jahr: bei linearer AfA: 1000 € / 10 / 2 = 50 €; Restbuchwert: 950 €
  2. Jahr: bei linearer AfA: 100 €; Restbuchwert: 850 €

auch bei der degressiven AfA:

  1. Jahr: bei degressiver AfA: 1000 € x 30 % / 2 = 150 €; Restbuchwert: 850 €
  2. Jahr: bei degressiver AfA: 850 € x 30 % = 255 €; Restbuchwert: 850 €

Geringwertige Wirtschaftsgüter (GwG)

Die Anschaffungs- oder Herstellungskosten von abnutzbaren Anlagegütern können als Betriebsausgaben abgesetzt werden, wenn diese Kosten für das einzelne Anlagegut 800 Euro nicht übersteigen (geringwertige Wirtschaftsgüter) … Bei Gewinnermittlung gemäß § 4 Abs. 3 kann dieser Betrag im Jahr der Verausgabung voll abgesetzt werden …
EStG 1988 § 13

Wirtschaftsgüter, die bei Anschaffung (inkl. MwSt. bei Kleinunternehmern, sonst netto) unter 800 €  (seit 2020 und ab 1.1.2023: 1000 € ) kosten, werden als geringwertige Wirtschaftsgüter (GwG) bezeichnet. Für solche Gegenstände dürfen Sie die Sonderregelung nützen, die Anschaffungskosten sofort und vollständig als Betriebsausgabe geltend zu machen. Sie sparen sich damit das stückchenweise Abschreiben und die Aufzeichnung im Anlagenverzeichnis.

Hinweis: Bitte lesen Sie unter Anschaffungs- und Herstellungskosten, was alles in diesen Betrag inbegriffen ist.

Steuertipp: Sieht Ihr Gewinn dieses Jahr mager aus und Sie müssen ohnehin keine Einkommensteuer bezahlen? Dann geben Sie Ihr GwG freiwillig ins Anlagenverzeichnis und teilen Sie sich die Betriebsausgabe über die kommenden Jahre, wo hoffentlich mehr Gewinn gemacht wird, auf. .

Anlagenverzeichnis (AV) oder Anlagekartei

Steuerpflichtige, die den Gewinn gemäß § 4 Abs. 3 ermitteln, müssen ein Verzeichnis (Anlagekartei) der im Betrieb verwendeten Wirtschaftsgüter des abnutzbaren Anlagevermögens führen. Das Verzeichnis hat unter (1) genauer Bezeichnung jedes einzelnen Anlagegutes zu enthalten:
(2) Anschaffungstag
(3) Anschaffungs- oder Herstellungskosten
(4) Name und Anschrift des Lieferanten
(5) voraussichtliche Nutzungsdauer
(6) Betrag der jährlichen Absetzung für Abnutzung und
(7) den noch absetzbaren Betrag (Restbuchwert). EStG 1988 § 7 Abs. 3

Für alle, die die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung machen und Anlagegüter abschreiben, ist laut Einkommenssteuergesetz ist ein Anlagenverzeichnis (AV), auch „Anlagenkartei“ genannt, verpflichtend. Der grundlegende Aufbau mit den verpflichtenden Spalten Ihrer Anlagenkartei ist auch festgelegt. Auf die einzelnen Spalten gehen wir gleich ein.

Welche Anlagegüter gehören ins Anlagenverzeichnis?

[Anlagegüter] sind im Anlagenverzeichnis zu erfassen und bei Abnutzbarkeit im Wege der AfA abzusetzen. Bei Nichtabnutzbarkeit stellen sie bloß einen “Merkwert” für ein späteres Ausscheiden dar.EStR 2000 Rz 670

Auch wenn der Text im Einkommensteuergesetz nur vom abnutzbaren Anlagevermögen spricht, die ESt-Richtlinien schaffen Klarheit: Alle Anlagegüter, auch die nicht abnutzbar sind, müssen im Anlageverzeichnis aufgeführt werden.

Muss ich meine Anlagenkartei dem Finanzamt zusenden?

Es ist ausreichend, wenn das Verzeichnis im Zeitpunkt der Abgabe der Steuererklärung ordnungsgemäß geführt ist.
EStR 2000, RZ 3136

Die Anlagekartei muss nicht mit den Steuererklärungen beim Finanzamt eingereicht werden.

Was, wenn ich Abschreibungen ohne AV mache?

Wird die Anlagekartei nicht geführt, dann geht das Recht auf die AfA nicht verloren, es liegt jedoch eine Verletzung von Aufzeichnungspflichten vor (Finanzordnungswidrigkeit nach § 51 FinStrG).
EStR 2000, RZ 3135

Bezeichnung des AG

Genaue Bezeichnung des Anlageguts wie Marke, etc.

Anschaffungstag

Das Datum der Anschaffung oder Herstellung. 

Hinweis: Die AfA beginnt mit dem Tag der Inbetriebnahme. Sollte sich der Tag der Inbetriebnahme und Anschaffung unterscheiden, bitte vermerken Sie das in der Anlagenkartei.

Name und Anschrift des Lieferanten

Das der Eingabe beigelegte Verzeichnis ist grundsätzlich AfA-tauglich, wenn Name und Anschrift des Lieferanten (liefernden Unternehmers) in der Buchhaltung eindeutig dokumentiert sind (Lieferantenrechnung) und auf Verlangen des Finanzamtes jederzeit vorgelegt werden können.
EStR 2000, RZ 3137

Anschaffungs- oder Herstellungskosten

Zu den Anschaffungskosten (Anlagegut wurde außerhalb des Betriebs erworben) zählen nicht nur der eigentliche Kaufpreis, sondern alle Aufwendungen, die erforderlich waren, das Wirtschaftsgut in Ihren Besitz gelangen zu lassen und es nutzbar zu machen (Anschaffungsnebenkosten).

  • Transportspesen
  • Zölle
  • Vermittlungsprovisionen
  • Anwalts- und Notarhonorare
  • Grunderwerbsteuer
  • Montage-, Installierungs- und Fundamentierungskosten

Derartige Aufwendungen müssen Sie zum Kaufpreis dazugerechnet werden und stellen letztlich die eigentliche Abschreibungsbasis (Bemessungsgrundlage) dar.

Beispiel: Um das neu angeschaffte Computernetzwerk in Betrieb nehmen zu können, sind umfangreiche Arbeiten eines Elektroinstallateurs in den Büroräumlichkeiten erforderlich. Die tatsächlichen Gesamtkosten stellen keinen Instandhaltungs- oder Reparaturaufwand dar, vielmehr erhöhen sie die Anschaffungskosten des Wirtschaftsgutes „Computernetzwerk“. bmfg-19 S.113

Hinweis: Haben Sie nachträglich einen Rabatt auf das Anlagegut erhalten? Dann müssen Sie die ursprüngliche Eintragung stornieren und den Anschaffungswert korrigieren. 

Bei den Herstellungskosten (Anlagegut wurde selbst hergestellt) ist es ähnlich. Für Ihre selbst hergestellten Wirtschaftsgüter gehören die Materialkosten, die Fertigungslöhne, die Sonderkosten der Fertigung (Planungs- und Entwicklungskosten) sowie die Material- und Fertigungsgemeinkosten zu den Herstellungskosten dazu.

Sind die Kosten Netto- oder Brutto-Beträge?

Anlagegüter sind, wenn die Vorsteuer abzugsfähig ist, mit den Nettowerten in das Anlageverzeichnis (§ 7 Abs. 3) aufzunehmen. Ist die Vorsteuer nicht abzugsfähig, ist sie als Teil der Anschaffungs-(Herstellungs-)Kosten zu behandeln.Formular E2 2021 S.11

Kleinunternehmer: Für Sie gehört die Umsatzsteuer zu den Anschaffungs- oder Herstellungskosten dazu. 

Wie sieht es mit dem Vorsteuerabzug aus?

Alle übrigen für Lieferungen oder sonstige Leistungen an das Unternehmen in Rechnung gestellte Umsatzsteuern sind als
Vorsteuer abzugsfähig (Vorsteuern für Anlagegüter …) UStR 2000 RZ 3333

Wenn die Betriebsausgabe nur stückchenweise geltend machen darf, ist das dann auch bei der Vorsteuer so? Die AfA gehört rein zum Einkommenssteuerrecht und aus umsatzsteuerrechtlicher Sicht dürfen Sie sofort die gesamte Vorsteuer für Anlagegüter geltend machen. 

Voraussichtliche Nutzungsdauer

Die betriebsgewöhnlichen Nutzungsdauer in Jahren. Das entspricht nicht unbedingt der technischen Lebensdauer einer Maschine, sondern gemeint ist, wie lange Sie die Maschine wahrscheinlich in Ihrem Betrieb verwenden. Übrigens hat dieselbe Maschine im Einschichtbetrieb eine andere Abnutzung als in einem Mehrschichtbetrieb.

Die Nutzungsdauer mancher AG ist gesetzlich geregelt und für andere gibt es in der Praxis gewisse Richtwerte.

In Deutschland gibt es sogar amtliche AfA-Tabellen, die auch in Österreich verwendet werden können
bmfg-19 S.114

 AfA-Tabelle

Wirtschaftsgut Nutzungsdauer Quelle
Betriebsgebäude 40 Jahre (2,5%) § 8 EStG 1988 Abs. 1
Vermietung zu Wohnzwecken 66,67 Jahre (1,5%) § 8 EStG 1988 Abs. 1
PKW und Kombi  8 Jahre § 8 EStG 1988 Abs. 6
Workstations, Personalcomputer, Notebooks und deren Peripheriegeräte (Drucker, Scanner, Bildschirme u.ä.) 3-5 Jahre AfA-Tabelle Deutschland
Foto-, Film-, Video- und Audiogeräte (Fernseher, CD-Player, Recorder, Lautsprecher, Radios, Verstärker, Kameras, Monitore u.ä.) 7 Jahre AfA-Tabelle Deutschland
Büromöbel 13 Jahre AfA-Tabelle Deutschland
Mikrowellengeräte 8 Jahre AfA-Tabelle Deutschland
Betriebs- und Geschäftsausstattung 10 Jahre bmfg-19 S.114.
Software (Website) 3-5 Jahre gzf-20 S.126.

Betrag der jährlichen Absetzung für Abnutzung

Der Betrag hängt davon ab, ob Sie die lineare oder degressive AfA verwenden und ob die Halbjahres-AfA anzuwenden ist.

Hinweis: Achten Sie bitte darauf, dass Sie die jährlichen Abschreibungsquoten immer in richtiger Höhe ansetzen. Denn: Vergessene Abschreibungen dürfen in späteren Jahren nicht nachgeholt werden!

Restbuchwert

Der Restwert des Wirtschaftsguts, von dem im nächsten Jahr wieder abgeschrieben wird. Restbuchwert = 0 heißt, es wurden die gesamten Anschaffungskosten als Betriebsausgaben geltend gemacht.

Erinnerungscent (Restbuchwert = 0,01€ oder 1€)

Wenn Sie ein Wirtschaftsgut zwar vollständig abgeschrieben haben (Restbuchwert wäre 0€), es aber noch nicht aus Ihrem Betrieb ausgeschieden (verkauft, verschenkt, zerstört) ist. Dann behält man das Anlagegut noch weiter im Anlageverzeichnis mit einem kleinen Restbuchwert zur „Erinnerung“. Erst wenn das AG tatsächlich aus dem Betrieb ausscheidet, wird es auch aus der Anlagekartei entfernt. 

Hinweis: Scheidet ein Anlagengut vollständig aus dem Betrieb aus, sollten Sie das im Anlagenverzeichnis vermerken.

Buchungsbeispiele

Wie sie bestimmt Fälle in der EA-Tabelle oder KU-Tabelle verbuchen

Wie verbuche ich verkaufte, zerstörte oder verlorene Anlagegüter?

Beispiel: Ein Anlagegut (AG) wird verkauft/zerstört oder geht verloren.

  • Nutzungsdauer: 3 Jahre
  • Anschaffungskosten (netto): 5000 €
  • Inbetriebnahme: 1.10.2021
  • Abschreibung im 1. Jahr (Halbjahres-AfA): 833,33 €
  • Restbuchwert im 2. Jahr: 2500,01 €
  • Abgegangen (verkauft/zerstört/verloren) am: 30.7.2022

1. Schritt: Wir machen die Abschreibung für dieses Jahr (1666,66 €). Wäre das AG vor dem 1. Juli abgegangen, dann nur den halben Abschreibungsbetrag (833,33 €).

2. Schritt: Im Feld Kommentare dokumentieren wir, was mit dem AG passiert ist.

Tipp: Achten Sie aber darauf, die Ausscheidung des Anlagenguts (besonders wenn vorzeitig der Fall) zu dokumentieren (z. B. Entsorgungsschein, Fotos)! Man könnte Ihnen sonst vorwerfen, dass das AG gar nicht zerstört wurde, sondern Sie es verkauft haben und dafür keine Steuer bezahlt haben. 

3. Schritt: Den Restbuchwert von 2500,01 €, machen wir sofort manuell als Ausgaben im Blatt A geltend. Das Anlagegut wird nichts in das Anlagenverzeichnis des nächsten Jahres übernommen.

Bei Verkauf oder Zerstörung unterscheidet sich die Ausgaben-Art:

  • Beim Verkauf eines AG: Ausgaben-Art: Restbuchwert verkaufter Anlagegüter oder eigene erstellen. Die Spalte E1A-Kennzahl wird damit der Kennzahl 9210 zugeordnet.
  • Bei Zerstörung/Verlust eines AG: Ausgaben-Art: Zerstörte Anlagegüter oder eigene erstellen. Die Spalte E1A-Kennzahl wird damit der Kennzahl 9230 zugeordnet.

4. Schritt: Beim Verkauf eines AG entstehen zusätzlich steuerpflichtige Einnahmen: Diese buchen wir im Blatt E, mit der Einnahmen-Art: Verkauf Anlagegüter und der damit verbundenen E1A-Kennzahl 9060.

 Quelle: Gemäß dem Formular E2, Ausfüllhilfe für die Einkommensteuererklärung E1a, werden die Restbuchwerte für Anlagegüter unter der Kennzahl 9210 geltend gemacht. Kaputt-gegangene Anlagengüter hingegen werden unter der Kennzahl 9130 gebucht.

Was mache ich wenn mein Anlagegut vollständig abgeschrieben wurde? (Erinnerungscent)

Die einfache Regel ist: Solange ein Gegenstand noch im Unternehmen vorhanden ist (nicht verkauft, zerstört, etc.), bleibt dieser auch im Anlagenverzeichnis, mit einem Restbuchwert von 0,01 €, dem sogenannten Erinnerungscent, erhalten.

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